Acrobat XI: мобилен как никогда

В начале 1990-х Adobe взялась за осуществление амбициозной идеи — одинаково отображать документ с текстом и изображениями на любой платформе и в печати. Решение распалось на создание формата и независимого от платформы ПО. Так появились формат PDF, приложения для преобразования данных в него и отображения PDF-файлов на экране. Со временем стало недостаточно только отображать текст. Народ хотел работать с текстом, и Adobe включилась в конкурентную борьбу приложений, позволявших защищать текст паролем и подписью, работать с юникодом, включать анимацию, сохранять информацию о цветовом пространстве и пр. Основной конкурент — офисные продукты Microsoft. Сейчас PDF стал самым распространённым переносимым форматом представления данных, а Acrobat — основным стандартом работы с файлами в нём. В октябре 2012 г. вышла 11-я версия Acrobat, развивающая успех продукта Adobe.

Отличия трёх исполнений — Acrobat XI Reader (бесплатный), Acrobat XI Standard и Acrobat XI Pro — приведены в таблице «Руководство по покупке» (http://www.adobe.com/products/acrobatpro/buying-guide.html).

Редактирование текста

Рис. 1. Редактирование текста. Все параметры редактирования абзаца собраны в меню «Формат»

В начале пути этой программы невозможность редактирования текста считалась достоинством. Текст гарантированно на всех платформах одинаковый, и никто его не изменит. Но спрос родил предложения. Появились сторонние фирмы, предоставлявшие соответствующий софт. Да и сама Adobe признала необходимость этого — ещё на презентации InDesign 1.5 было объявлено, что в следующей версии программа будет иметь опцию редактирования PDF-файла. Правда, не было уточнено, в какой конкретно версии… и такой возможности нет до сих пор. А конкуренты не дремлют, причём не только создающие дорогие профессиональные приложения для допечатной подготовки.

В результате в Acrobat достаточно рано ввели небольшую опцию редактирования одной строки текста — Touch Up Text Tool. Тогда каждая строка была отдельным абзацем и, по большому счёту, полноценной функции редактирования текста, как в текстовых редакторах, не было. Теперь она есть (рис. 1). При выборе режима «Редактировать текст и изображения» в раскрывающемся меню «Редактирование содержимого» вокруг всех абзацев появляются контуры. Абзац, в котором курсор, отмечен узловыми точками. Обозначенный так фрейм можно двигать, поворачивать, изменять его размеры. Абзац в фрейме PDF-файла редактируется, при добавлении слов текст перетекает на следующую строку, известной по предыдущим релизам проблемы присутствия символа перевода строки нет. Можно изменять все опции абзаца — шрифт, кегль, выравнивание и пр.

Рис. 2. Работа с изображением. После выделения картинки из контекстного меню можно выбрать любую команду обработки. Справа курсор указывает на пиктограммы некоторых команд этого контекстного меню

Также появилась возможность поиска с заменой. Однако нет функции «Заменить везде», но это сделано преднамеренно. Так как Acrobat работает с тестом поабзацно, при замене короткого слова на длинное может «поползти» слишком много строк во многих абзацах и их поиск может стать проблемой. Поэтому замена производится пошагово. Пока ничего не сделано в плане выбора языка и вкл./выкл. переносов. Текст по слогам не переносится, а оставшиеся в тексте переносы будут дефисами внутри слов, если окажутся в середине строки.

Контуры вокруг абзацев можно временно скрыть, сняв флажок «Структура текста и изображений». Совсем же выйти из режима редактирования можно, выбрав любой другой инструмент, например, «Руку» в верхней панели.

Другая опция редактирования PDF-файлов — замена одной картинки на другую (рис. 2), при этом она подгоняется под ширину фрейма.

Изображения и другие объекты можно также открыть командой «Редактировать с помощью» во внешнем редакторе. А команда «Редактировать объект» переместилась в группу инструментов предпечатной подготовки, о ней речь пойдет отдельно.

Office всё ближе

Для пользователей документов в форматах пакета MS Office Acrobat долго выполнял важную обслуживающую функцию: хотя, с ограничениями, они сами способны сохранить результат в формате PDF, надстройки Acrobat добавляли в этот процесс новые возможности, зато обратно превратить PDF-документ в формат Word или Excel мог только сам Acrobat. Однако до версии XI не хватало конвертации в PowerPoint. Нельзя было и взять несколько строк текста из PDF-файла, чтобы без сложностей поместить в любое приложение офиса – опять проявлялась проблема однострочных абзацев.

Теперь статус-кво восстановлен — PDF-файл переносится с сохранением форматирования и в PowerPoint (рис. 3). В результате экспериментов с PDF-файлами, экспортированными из InDesign, выяснилось, что шрифт переносится полностью, потери символов не обнаружено. Но форматирование может отличаться от исходного — сказывается принципиальная разница возможностей форматов. Картинки с прозрачностью после переноса превращаются в чёрные прямоугольники, этот недосмотр Adobe обещают исправить в ближайшее время.

Другая полезная новинка — сохранение PDF-файла в формате HTML. Легко переносить текст между программами Acrobat и Share Point.

Рис. 3. Сохранение PDF-файла в форматах приложений Microsoft Office	Рис. 4. Удаление текста, выборочное и постраничное. Для выборочного удаления текста берётся инструмент «Пометить для исправления», конфиденциальный текст и фрагменты изображений маркируются вручную или поиском, и после выбора инструмента «Применить исправления» искомые куски исчезают и заменяются прямоугольниками настраиваемого вида

Обсуждение документов

Рис. 5. Подписание документа

Усовершенствования коснулись и весьма полезной функции рецензирования. Как и раньше, можно не только собирать комментарии, но и помещать их в отдельный документ с наглядной разметкой. При работе с одним документом предусмотрено два варианта получения комментариев: 1) все участники работают независимо с собственной копией документа, затем отсылают правки автору; 2) комментариями управляет сервер Acrobat.com и все участники процесса видят все отзывы остальных и могут ответить на любой из них. Во втором случае Acrobat теперь отображает непрочитанные комментарии, чтобы легче ориентироваться в документе.

Здесь же хочется лишний раз напомнить о пришедшей из версии X возможности удалять из PDF-файла конфиденциальную информацию (рис. 4).

Добавлены новые возможности подписи документов. В Adobe им придают такое значение, что даже выделили целую закладку на панели инструментов, самое заметное в которой — интеграция с сервисом обмена подписями EchoSign («эхо подписей»). Пользователь создаёт подпись, ею можно подписывать документы. Для имеющих логин на ресурсах Adobe или адрес на google.com аккаунт создаётся автоматически. Участники обмена размечают заполняемые поля в документах и отсылают их на подпись. Получатели на другом конце проходят по персональной ссылке, жестко привязанной к их e-mail-адресу, и ставят простую электронную подпись. Эта схема дает полную гарантию, что это файл подписан именно обладателем адреса, который указал отправитель.

Чтобы полностью описать процесс, понадобилось бы несколько копий экрана. Интересующиеся легко найдут рекламный ролик с демонстрацией, а мы ограничимся алгоритмом подписания одного документа несколькими людьми. В меню «Подписание • Получить подпись других людей» щелкните на кнопке «Отправить на подпись», и служба EchoSign выполнит всю работу по маршрутизации подписываемого документа. Вам надо только указать нужные e-mail и порядок подписания (хотя можете и предварительно разместить поля ввода и места для подписей). Через некоторое время документ с электронными подписями вернётся. Важно, что служба EchoSign ведёт учёт всех шагов подписания, а протокол доступен и в процессе прохождения документа, и после подписания.

К сожалению, у этой функции пока есть существенный недостаток: на территории России её можно использовать только в бесплатном режиме, позволяющем согласовать лишь 5 документов в месяц и не дающем доступ к расширенным возможностям. Но есть надежда, что ситуация скоро изменится. Россия вступила в ВТО, заработал новый закон о цифровой подписи, ёмкость рынка, где опция востребована, очень большая. Если не Adobe, так кто-то другой предложит подобный облачный ресурс.

Работа с формами

Тоже насущная задача, т. к. формы становятся заметной частью документооборота. У Adobe большой опыт в создании ПО для работы с формами, давно известно Adobe LiveCycle — решение для создания и обработки различных форм. А если вы знаете хоть чуть-чуть Java Script, создадите самые изощрённые формы. Но оказалось, что подавляющее большинство пользователей не желает учиться делать формы или имеет о них весьма скромное представление, но часто хочет собирать обратную связь у коллег и клиентов, регистрировать людей на мероприятия или проводить анкетирование, и пока делает это на бумаге. Поэтому наряду с поддержкой проверенного годами функционала создания и заполнения PDF-форм в Acrobat была добавлена возможность создавать формы из готовых элементов и привлекательных шаблонов с помощью сервиса Adobe FormsCentral. Побочный эффект такого упрощения — формы несовместимы с теми, что создаются с помощью LiveCycle, но и не требуют солидных инвестиций в покупку и обслуживание серверов LiveCycle, потому что FormsCentral собирает данные и из веб-форм, и из их заполняемых PDF-копий в единое облачное хранилище с возможностью общего доступа к ответам, их экспорта и анализа. И помимо десятков шаблонов в самом FormsCentral уже есть ресурс, где можно загрузить созданные кем-то формы и выложить в общий доступ свои: http://acrobatusers.com/formscentral-template-exchange. Со временем такой ресурс обязательно появится и в русскоязычном интернете. К сожалению, и этот сервис пока работает в России с ограничениями — не русифицирован интерфейс и нет возможности купить платную подписку. Но здесь выручит работа с PDF-формами локально, в рамках интранета. Acrobat позволяет собирать ответы из формы через Microsoft SharePoint или просто в общедоступной папке на сервере организации, а затем экспортировать в удобную для анализа таблицу. Для работы с ответами в локальных формах при обращении к меню «Просмотр • Инспектор…» открывается окно работы с комментариями и формами.

Отображение файлов

Компьютер перестал быть основным средством отображения данных. Смартфон и планшет становятся полноценными инструментами работы с документами. Лица, принимающие решение, не обязательно сидят в кабинете. И эта мобильность нашла поддержку в новой версии: бóльшая часть вышеописанного реализуется и на мобильных устройствах в Adobe Reader Mobile для iOS и Android — здесь и комментирование, и добавление текста, и рукописная подпись (есть и электронная в приложении EchoSign для iOS), и заполнение форм, и облачный обмен файлами между настольным и мобильным Adobe Reader и Acrobat.

Настройка меню программы

Рис. 6. Создание наборов инструментов

При стандартной установке на виду не все функции программы. Конечно, ведь их столько, что включи все — и на экране не останется места для рабочего окна. Поэтому есть удобное средство настройки инструментария. При щелчке на кнопке «Настройка» откроется меню, из которого можно перейти к компоновке под себя групп инструментов справа (рис. 6) и верхней инструментальной панели. Наборы настроек сохраняются под собственным именем и затем легко переключаются. В этом примере есть набор «Полиграфия».

Настройки можно перенести на другие компьютеры в компании (в том числе и как часть централизованного установочного пакета) или передать клиентам, чтобы создать единообразное пространство работы с PDF-файлами. Это особенно удобно совместно с также повзрослевшим функционалом «Мастера операций». С версии X он позволяет записать повторяющиеся операции в цепочки, которые вызываются одним щелчком мыши, а теперь предлагает ещё и управление ходом исполнения макроса с подсказками и переходы в нужные разделы инструментов. В большой компании это очень удобно для установки на местах всех сотрудников утверждённых рабочих процедур, а в повседневной работе обычного пользователя выручат заранее настроенные операции, например, «Оптимизация для интернета и мобильных устройств».

Acrobat XI для полиграфии

После установки программы инструменты допечатной подготовки не видны, их группу нужно вызывать из контекстного меню. Лучший способ всегда иметь их под рукой — поместить в отдельный набор (рис. 7).

Для сохранения вёрстки в формате PDF никаких новых опций не появилось. Но разбросанные по разным меню инструменты со времен Acrobat X Pro собраны вместе, а в связи с приходом редактирования дополнительная опция «Изменить объект» переехала сюда же. Теперь она даёт доступ к контекстному меню, в котором можно изменить порядок наложения объектов, сохранить несколько объектов в отдельный PDF-документ или сконвертировать любой объект в другое цветовое пространство, а также работает в связке с панелью «Содержимое» для доступа к структуре объектов в PDF-файле и управления ей.

Одна опция исчезла. Несколько лет назад было много публикаций о построении процесса производства на базе формата JDF. И в предыдущих версиях Acrobat в блоке инструментов допечатной подготовки была связка форматов PDF и JDF. Но в 11-й версии Acrobat пропало даже упоминание о формате JDF. По словам представителей Adobe, этот функционал остался практически незамеченным не только пользователями прошлых версий, но и большинством профессионалов печатной индустрии, поэтому его развитие и поддержка были признаны нецелесообразными.

Появилось множество интерфейсных улучшений в панели «Просмотр цветоделения». Отсюда теперь можно вызвать часто востребованную команду управления зонами страницы, её диалог также переработан. Появились индикаторы наличия в полосе прозрачности и оверпринтов. Среди фильтров в группе «Показать» появились новые, например, просмотр только текста, только векторных объектов, только градиентов, только растровых изображений и т. д. — помимо просмотра объектов в нужном цветовом пространстве. В каком бы режиме предварительного просмотра вы ни находились — сепараций, объектов или цветовых предупреждений — shift + щелчок в любом месте страницы подвесит там аннотацию с данными по цвету или объекту (рис. 8).

Рис. 7. Набор инструментов допечатной подготовки	Рис. 8. Просмотр цветоделения После вывода окна «Просмотр цветоделения» можно получать информацию о выбранных объектах. А — в меню «Просмотр» была выбрана функция «Цветоделение», и после shift+щелчка на плашке отобразилась информация о её цвете. Б — в меню «Просмотр» выбрана функция «Инспектор объектов», и при таком щелчке на картинке в окне отобразится информация об этой иллюстрации.

Заключение

Имевшиеся ранее функции вкупе с новыми позволят организовывать более чёткий процесс прохождения документов. Регистрация входящих с проставлением времени, время поступления документа на рассмотрение и возврата, исключение цикла печати на бумаге, пересылки по факсу, отправления по почте или с курьером, т. к. документы надёжно подписываются электронной подписью, — всё это даст выигрыш во времени для принятия взвешенных решений с учётом зафиксированных в файле мнений всех заинтересованных лиц.

Похоже, мы наблюдаем появление новой концепции документооборота. Найдутся защитники бумажных копий, т. к. там есть собственноручный автограф подписанта. Но электронная подпись имеет больше вариантов надёжных идентификаторов — электронный адрес, IP-адрес, регистрация в социальной сети и пр.

Конечно, нужно создание внутрифирменных регламентов и практика применения законов, признающих так организованный документооборот. Но выигрыш налицо — и в экономии людских ресурсов, и в сокращении времени, так что игра стоит свеч. Менеджмент предприятий, решивший построить документооборот на новой версии Acrobat, имеет все шансы сделать свой бизнес успешнее.