Как сэкономить "бумажные" деньги

Ключ к эффективному производству — правильная организация закупок расходников, и в первую очередь, запечатываемых материалов

Современное полиграфическое производство — дело дорогостоящее. Цена организации даже самой простенькой типографии — десятки тысяч долларов, а при создании крупных компаний счёт тоже идёт на десятки, но уже миллионов.

Но вот найдено или построено подходящее помещение, подобран персонал, завезено, установлено и запущено всё необходимое оборудование, появились первые заказчики — а с ними пришёл черёд немалых текущих затрат. Если стоимость аренды, лизинговые или кредитные платежи, зарплата работников — выплаты легко прогнозируемые и стабильные, то затраты на закупку расходных материалов почти в любой типографии отличаются неравномерностью и сложностью прогнозирования, поскольку напрямую зависят от структуры заказов и общего объёма производства, к тому же они непосредственно закладываются в себестоимость продукции.

По данным американской Национальной ассоциации за лидерство в печати (National Association for Printing Leadership, NAPL), средняя доля цены бумаги и других запечатываемых материалов в общем объёме продаж печатной продукции в США составляет 23%, причём для крупнотиражных типографий процент выше. Учитывая, что за последние месяцы рост цены на бумагу в Америке достиг 5% (следствие повышения цен на целлюлозу, прокатившейся волны слияний и поглощений в бумажной индустрии, роста цен на энергоресурсы), доля «бумажных» затрат становится предметом особого внимания производственников — ведь рынок печатных услуг давно насыщен, и далеко не все заказчики готовы разделить с типографиями бремя затрат на расходники. Поэтому многие владельцы полиграфических фирм начали рассматривать собственные отделы снабжения как важную составляющую, способствующую снижению накладных расходов — при правильной организации работы.

Но всё это происходит там, за океаном, и совсем не обязательно соответствует российской действительности. Мы не располагаем точными цифрами о доле затрат на бумагу в цене полиграфической продукции, но здравый смысл подсказывает, что в России она должна быть ещё выше. Почему? Если цены на бумагу у нас можно считать близкими к мировым, то постоянные затраты на зарплату персоналу и аренду существенно ниже. Кроме того, рассуждения о «средней температуре по больнице» представляют лишь теоретический интерес — в каждой типографии своя структура заказов и, как следствие, своё соотношение затрат на бумагу и конечной цены продукции. Сравните, например, расположенную за городом газетную типографию и специализирующийся на визитках печатный салон в центре. Стоит ли их стричь под одну гребёнку?

Поэтому в нашем небольшом исследовании вопроса организации закупок бумаги мы исходили из опыта двух московских типографий: «Август Борг» (входит в группу компаний «Август Борг») и «Принт Класс».

Полиграфическая кухня

У каждой типографии, как у хорошего ресторана, есть свои коронные «блюда». Речь о специализации и структуре заказов, поскольку именно они определяют «рецептуру» — ассортимент закупаемых запечатываемых материалов. Как рассказала начальник отдела материально-технического снабжения типографии «Принт Класс» Светлана Лаврентьева, фирма специализируется на выпуске полного спектра рекламной продукции: брошюры и буклеты, календари и визитки, папки, фирменные бланки и т. п. Примерно 85% запечатываемых материалов — традиционная мелованная бумага и картон, остальное — дизайнерские коллекции.

По словам начальника отдела снабжения типографии «Август Борг» Ольги Синёвой, их основная продукция — упаковка (видеокассет, лекарств и т. п.), календари, брошюры и книги, всевозможная рекламная продукция. Организованы и дополнительные производства (пружины для календарей, деревянная элитная упаковка и др.). Примерно по 40% в структуре закупок занимают мелованная бумага и картон, 20% — дизайнерские коллекции, этикеточная бумага, офсетная немелованная.

Хранить нельзя расходовать

В обеих типографиях руководители отделов, занимающиеся закупкой расходных материалов, стремятся как можно скорее ставить запятую после второго слова этой фразы. Вполне логично — запас карман тянет! Складские площади нужны, прежде всего, для готовой продукции, а при наличии хорошего сервиса по расходным материалам на их хранении не только можно, но и должно сэкономить.

Несмотря на то, что в «Август Борг» площадь склада составляет около 500 м╡, Синёва стремится организовывать закупки и завоз материалов строго под заказ. На складе постоянно присутствует лишь несколько самых ходовых видов запечатываемых материалов (глянцевая и матовая мелованная бумага плотностью 115–150 г/м╡ и картон 230 г/м╡). С учётом того, что приготовлено для печати — 40–50 т, в месяц типография расходует 50–60 т бумаги и столько же картона.

С утра формируется план заказов на печать и становятся понятными необходимые объёмы закупок, после обеда выполняется заказ материалов у поставщиков на следующий день. Увеличивать складские запасы в «Август Борг» позволяют себе лишь в периоды сезонного роста, заранее предупреждая об этом поставщиков.

В типографии «Принт Класс» работают непосредственно с требованиями заказчика, поэтому не имеют существенного запаса бумаги на собственном складе. Лаврентьева отмечает, что при срочных заказах доставка осуществляется в тот же день. Объём потребления свыше 60 т в месяц.

Интересно, что доля затрат на бумагу относительно всей стоимости расходных материалов в обеих типографиях примерно одинакова — 60–65%.

Полезные связи

Конечно, самый верный способ испортить отношение с поставщиком — не произвести оплату в назначенный срок за предоставленный товар. Имейте в виду — поставщики охотно делятся информацией о неплательщиках. В своё время именно борьба с нечистоплотными типографиями стала одной из причин организации Содружества бумажных оптовиков.

Хороший снабженец умеет не только найти выгодное предложение, но и устанавливает долговременные отношения с поставщиками. Обе типографии работают практически со всеми известными оптовыми продавцами бумаги.

Московские реалии таковы, что в большинстве случаев оптовики предлагают по бумаге и картону товарные кредиты. Чем прочнее репутация типографии — тем дольше готовы ждать оплаты (от недели до месяца). Разумеется, доверием не стоит злоупотреблять, но в сложные периоды, когда, например, у типографии подходит срок выплаты лизинговых платежей за оборудование, умный и предусмотрительный снабженец сумеет договориться об отсрочке.

В начале работы оптовик заключает с типографией договор, где прописаны общие принципы сотрудничества. Как правило, он обновляется каждый год. Со временем в договор включаются дополнительные услуги. Например, у некоторых поставщиков фиксируется цена на бумагу независимо от её количества. Это существенно облегчает планирование расходов. Cчитается очень выгодным бронирование партии бумаги на складе оптовика на определённый срок — пока заказчик не примет окончательное решение о печати тиража.

Оба руководителя отмечают, что практически не имеют проблем с получением каталогов и образцов материалов: если их не успевают вручить на одной из выставок, то привозят прямо в офис и рассказывают об особенностях новых продуктов.

Красиво сэкономить

Представленные типографии накопили солидный опыт — «Принт Класс» работает на рынке более четырёх лет, «Август Борг» ещё старше — ей 9 лет. Нам рассказали об особенностях организации закупок расходников, позволяющих повысить эффективность работы и сэкономить деньги.

Сохраняйте информацию о повторных заказах. Это позволит точнее оценить затраченное количество материалов, избежать дополнительных закупок и затоваривания склада оставшейся бумагой. Зная о сроке повторного заказа, можно выполнить закупку материалов заранее.

Ограничивайте сроки хранения «давальческой» бумаги. Синёва рекомендует не разрешать завозить на склад типографии бумагу заказчика (примерно 30% от всего объёма в «Август Борг») ранее, чем за три дня до печати тиража.

Побывайте на складах поставщиков. Знания о том, где расположен и как устроен склад, приносят большую пользу. Бумагу со склада на другом конце Москвы далеко не всегда можно доставить даже за полдня. Не менее важны и условия хранения — тёплый склад позволит в некоторых случаях сразу пустить привезённую бумагу в печать.

Не забывайте о мониторинге цен. Особенно если речь идёт о крупном заказе на бумагу, которая есть почти у всех оптовиков. Снабженец поневоле должен быть психологом — следите за тем, как реагируют продавцы на вашу просьбу о снижении цены. Можно сэкономить и в этот раз и поставить галочку на будущее — «здесь готовы торговаться».

Документация и оформление. Увы, приходится вникать в тонкости бухгалтерской науки. Как отметила Синёва, до унификации документального оформления по «бумажным» сделкам ещё далеко. Отнюдь не все компании-поставщики в состоянии удовлетворить требования бухгалтерии типографии. И это настоящая головная боль для снабженца. Невольно вспоминаются давние обещания СБО о разработке унифицированных правил бумажной торговли…

Грамотно распоряжайтесь имеющимися остатками. Рачительный хозяин не допустит, чтобы бумага пылилась на складе вечно. Требования к некоторым заказам не исключают разносортицу — об отборе остатков бумаги для подобных случаев тоже может позаботиться снабженец.

Особым заказам — особое внимание. В принципе, это задача технологов, но опытный снабженец должен обратить внимание на ситуации, когда на сложные в производстве работы с дополнительной послепечатной обработкой заказывается недостаточное количество бумажных листов. Например, как отмечает Лаврентьева, желание заказчика присутствовать на печати почти всегда означает, что бумаги будет затрачено больше, чем рассчитывали.

Заказные форматы и резка рулонов на листы. И то, и другое поможет неплохо сэкономить. Подобные услуги оказывают некоторые поставщики бумаги, а также типографии, располагающие соответствующим оборудованием.

Всё есть — но чего-то не хватает?

Общаясь со специалистами, мы спрашивали их: каких нужных вам услуг пока не оказывают бумажные оптовики?

Лаврентьева предположила, что типографии «Принт Класс», при круглосуточном графике работы, была бы удобна ночная доставка. (Кстати, и в среде бумажников такие предложения высказывались — ведь транспортные проблемы в Москве стали нередкой причиной задержек с поставками.) Однако Синёва считает, что в случае ночной доставки возникнут сложности с предъявлением рекламации. Кто, например, зафиксирует факт некондиционности бумаги?

Пока не пользуются популярностью у опрошенных специалистов уже организованные услуги по заказу бумаги через Интернет.

Приятно удивило, что даже этих немногих ответов добиться было непросто. Это значит, что, в общем, полиграфисты удовлетворены работой поставщиков бумаги. По крайней мере, москвичи. Интересно, как обстоят дела в регионах?..

Заграница нам поможет?

В брошюре «Прибыльная печать», выпущенной ассоциацией NAPL, приводится несколько советов правильной организации закупок бумаги. Они не всегда актуальны для российской действительности, но в каждом есть рациональное зерно.

Развивайте отношения с одним или несколькими ключевыми поставщиками. Выбор от одного до трёх ключевых поставщиков бумаги позволит договариваться о наиболее выгодных ценах, а также максимально отодвинуть сроки оплаты «бумажных» счетов. Крупным и средним типографиям при таком подходе полезно каждый раз выбирать наиболее выгодное предложение, а мелкие типографии могут приобретать крупные партии бумаги в складчину. Долговременные и доверительные отношения с узким кругом поставщиков позволят гарантировать получение бумаги вовремя в те периоды, когда спрос превышает предложение.

Рассматривайте поставщика бумаги как стратегического партнёра. В ответ на лояльность типографии поставщики готовы оказывать дополнительные услуги, повышающие эффективность работы. Например, доставка точно к сроку или хранение заказанной партии бумаги на складе поставщика. Это сократит собственные расходы на аренду складских площадей.

Не замыкайтесь только на тех услугах поставщика, которые он предлагает сам. Заслужив определённое доверие, не забывайте искать новые возможности улучшения эффективности производства с помощью поставщика бумаги — вместе с ним. Список очень широк — от поставки заказных форматов до приёма бумажных отходов.

Регулярно переоценивайте договорные отношения с поставщиками. Выбрав для себя ключевых партнёров, не забывайте о других игроках рынка, занимайтесь мониторингом их предложений. Это не должно быть секретом для ваших текущих поставщиков — им полезно находиться «в тонусе».

Используйте знания партнёров о бумажном бизнесе. Поставщики бумаги отлично ориентируются в этом рынке — прислушивайтесь к их советам. Например, они могут помочь в лучшей организации планирования закупок.

Старайтесь быть в курсе инноваций в бумажной отрасли. Старайтесь следить за информацией, собирайте образцы, обращайте внимание на особенности новых марок.

Поручайте закупку бумаги только одному человеку. Грамотный и опытный снабженец не только ориентируется в бумажном рынке и знает потенциал поставщиков. Это ценный работник, который своими правильными действиями сэкономит типографии немало денег и обеспечит выполнение заказов в срок. Обратный случай тоже верен — увы, потери от закупок, выполненных случайными людьми, могут быть очень велики.

Реализуйте формальный порядок прохождения бумаги в рамках техпроцесса. Чтобы гарантировать максимально эффективное использование бумаги, необходима правильная внутренняя организация прохождения и списания материалов внутри типографии. Даже купленная по выгодной цене бумага окажется «золотой», если за её использованием нет надлежащего контроля.

Не забывайте об Интернете. Новые информационные технологии способствуют экономии бумаги. Например, всё популярнее становится заказ бумаги через Интернет-сайты поставщиков.

Скорая «бумажная» помощь

Многие московские типографии, работающие на рынке оперативной полиграфии, уже привыкли к тому, что промежуток между заказом бумаги и её получением обычно не превышает суток. Но в 1996 г., когда была создана компания «Абес», картина была не столь радужной. Как рассказал её основатель Александр Игнатьев, идея заключалась в том, чтобы создать своеобразный «бумажный» супермаркет: «Мы ориентируемся на потребности малых и средних клиентов, которым порой нужно по одному листу или пачке различных форматов и марок — но быстро, в течение одного дня. Другой важный для нас контингент — дизайнеры, желающие в одном месте ознакомиться сразу со многими коллекциями и выбрать подходящий вариант».

Для успешной реализации подобной модели нужно решить ряд ключевых задач. Первая — ассортимент. По словам директора «Абеса» Сергея Березина, с учётом различных форматов и плотностей, на складе фирмы площадью 500 м2 постоянно находится от одной до полутора тысяч наименований бумаги и картона. Формируя ассортимент, в «Абесе» стараются предугадать, какие марки бумаги будут пользоваться повышенным спросом. Игнатьев считает, что, хотя на рынке дизайнерских коллекций время от времени наблюдается всплеск спроса на новые цвета и фактуры, количество основных, стабильно продающихся позиций можно пересчитать по пальцам.

Далее — заполнение склада. Как объяснил Игнатьев, с самого начала было решено не заниматься поставками материалов из-за рубежа, а закупать их у оптовиков. Благодаря налаженным взаимоотношениям практически со всеми заметными на рынке «бумажниками», «Абес» заполняет склад всеми ходовыми позициями и предлагает материалы по ценам, вполне оправдывающим сервис «бумажного» супермаркета. В месяц через склад проходит 70–100 т бумаги и картона.

Организация продаж. Небольшая компания, в которой работает менее двух десятков человек, расположена недалеко от центра и имеет собственный парк машин (3 «Газели»).

Средний объём покупок одного клиента, по меркам бумажного оптовика, совсем невелик — около 60 долл. Постоянные 15-20 клиентов за один день могут наведаться не раз — всё зависит от потребностей заказчика. Тех, кто делает покупки каждый месяц — полторы-две сотни; разовых покупателей ещё больше.

Сезонность оперативного полиграфического рынка заметно влияет на заполнение склада — разница между летним и осенним объёмами достигает 60%. «Но мы всё равно стараемся сохранять ассортимент и никогда не демпингуем», — подчёркивает Игнатьев.

Свой клиент. Основатель «Абеса» считает, что при подобной модели обычная рекламная стратегия работает плохо, поэтому фирма практически не тратит денег на прямые рекламные кампании: «Наш главный клиент приходит по рекомендациям коллег. Раз в 2 года мы обзваниваем базы данных. Мой опыт показывает, что из сотни опрошенных специалистов по закупкам бумаги лишь 1-2 полностью удовлетворены текущим состоянием дел и не интересуются предложением от нового поставщика».

Дополнительные услуги. Главные козыри «бумажного» супермаркета — ассортимент и оперативность. Но подумывают и о расширении сервиса для покупателей. В ближайшее время будет установлена листорезка. «Постоянное повышение интереса к бумаге формата А4 и А3 для офисной и более производительной цифровой техники — это реальность», — объясняет такое решение Березин.