"Умные" менеджеры

Полиграфическое предприятие — это не только машины, печатники и технологи, но и менеджеры, экономисты и диспетчеры. Именно от этих подразделений, напрямую не связанных с производством, во многом зависит его эффективность и конкурентоспособность.

В нашей стране планирование, калькуляция, обработка заказов, учёт времени и издержек, сбыта и управления материалами производятся если не вручную, то в лучшем случае с помощью простейших таблиц Excel или примитивных программ. «За бортом» остаются такие понятия, как оперативность информации, предсказуемость загрузки мощностей и точное планирование. На Западе же специализированные программные пакеты стали неотъемлемым атрибутом современного производства. Около 30-ти стендов выставки Drupa-2004 были посвящены специализированным автоматическим системам управления предприятием (АСУП) для печатной индустрии.

Что внутри?

Все программы, что бы ни утверждали производители, построены примерно одинаково, различаясь качеством программирования, глубиной проработки, удобством пользования, совместимостью с другими программами и устройствами и, разумеется, ценой. Большинство охватывают следующий круг задач:

• управление клиентской базой;
• предварительная калькуляция и составление предложений;
• ведение заказов;
• материально-техническое снабжение;
• управление складом и поставщиками;
• учёт производственных данных;
• расчёт издержек и статей расходов;
• составление документов и управление формулярами;
• планирование и управление производством.

В основе любой АСУ лежит база данных — в основном это Oracle или SQL. При помощи пользовательского интерфейса в неё заносятся все базовые сведения и параметры. Во-первых, о клиентах: названия фирм, адреса и телефоны, контактные лица и многое другое, вплоть до заметок о семейном положении и хобби. Во-вторых, о машинах, их параметры и стоимость работы, оклады сотрудников и другие статьи расходов. В-третьих, о группах и видах продукции, технологическом процессе и используемых материалах.

Ваш заказ, сэр!

Как правило, АСУ построены по модульному принципу, и первый блок — это калькуляция. Менеджер по приёму заказов создаёт стандартизированное описание задания, на основе которого программа рассчитывает его себестоимость или отпускную цену, изменяемую в зависимости от рыночной ситуации. Здесь указываются тираж, формат, красочность, запечатываемый материал, оборудование, вид обработки и др. Зачастую программы настолько «умны», что предлагают оптимальный вариант технологического процесса и подходящие для заказа машины. По желанию клиента, для сравнения можно калькулировать одновременно несколько вариантов тиража или отделки. После расчёта модуль управления автоматически создаёт Word- или Acrobat-документ в виде коммерческого предложения со стандартным текстом, адресованным соответствующему лицу, описанием заказа и его ценой и затем отсылает по e-mail.

Если предложение устраивает обе стороны, оно превращается в заказ: АСУ перенимает всю информацию из сметы, создавая портфель заказа, содержащий данные для его обработки. Электронный «портфель» доступен на всех рабочих местах, задействованных в обработке заказа, и служит инструкцией для исполнителей.

Интересный модуль, присутствующий во многих программах, — удалённый доступ через Интернет, позволяющий клиентам просматривать состояние своих заказов в режиме онлайн, вносить поправки и дополнения, что значительно экономит рабочее время сотрудников, избавляя их от личных ответов клиенту. Система сама оповещает о готовности заказа по e-mail или SMS. Доступ к данным чётко разграничен паролями и электронными подписями.

Запасаем с умом

На следующем этапе важно быстро проверить наличие необходимых материалов, заказать недостающее и вовремя всё доставить в нужное место. Модуль материально-технического снабжения (МТС) автоматически контролирует складские остатки, содержит информацию о поставщиках, резервирует материалы и размещает заказы по e-mail. Складское хозяйство управляется на основе учёта каждой поступившей или изъятой единицы.

Время — деньги

Не все разработчики включают в базовую поставку очень полезный модуль учёта рабочего времени, необходимый для определения реальной стоимости заказа, зарплаты и производственной статистики. Обычно он работает так: перед началом каждой операции (вёрстка, сканирование, приладка, печать и т. д.) работник регистрирует в системе свои действия, вводя номер (персональный, рабочего места, типа операции и заказа), которому будут приписаны соответствующие издержки. Система учитывает остановки, паузы и другие прерывания.

Часто «рабочие станции» для ввода данных создаются на основе обыкновенного компьютера (РС или Macintosh), на котором установлен программный модуль, но некоторые разработчики предлагают touch-screen-мониторы, специализированные терминалы и даже считыватели штрих-кодов, используемые для идентификации сотрудников.

Дело сделано

Заказ выполнен, и осталось лишь доставить его клиенту? АСУ предложит помощь при рассылке благодаря управлению адресами, автоматическому созданию документов на отгрузку и печати этикеток для упаковки готовой продукции. Но на этом её миссия не завершается. Статистический модуль, присутствующий во всех программах, принимает данные о прохождении заказа (материальные и временные затраты, коэффициент занятости машин, другие издержки) и рассчитывает его себестоимость. Но наибольшую выгоду от анализа получают руководители и маркетологи компаний, чётко выясняя группы заказов и тиражи, приносящие наибольшую прибыль, самого выгодного клиента, менеджера, принёсшего фирме больше заказов и прибыли, загруженность машин и количество рабочего времени, занятого непроизводительным трудом…

Не разрушить, а построить

Ни одна типография не обойдётся без грамотного планирования загрузки производственных мощностей. «Продвинутые» АСУ содержат модуль планирования и управления для расчёта сроков и последовательности обработки заказов, создания плана выполнения отдельных операций и оптимизации использования оборудования. Графическое представление плана позволяет отследить узкие места, избыточные мощности и потенциал расширения предприятия. Чёткое планирование закупок расходных материалов уменьшает запасы на складах, т. е. замороженные средства, которые в масштабах крупных многопрофильных типографий сравнимы со стоимостью некоторых АСУ.

Целесообразность внедрения подобной системы вне критики. Но какой вариант выбрать? Программ подобного рода очень много. Иногда предприятия сами разрабатывают системы, учитывающие их специфику. Мы предлагаем обзор самых интересных систем, представленных на Drupa-2004.

Hiflex Print

Продукт одноимённой немецкой компании охватывает все производственные процессы: от калькуляции и сопровождения заказа до планирования и контроля. Основан на базе данных SQL, написан на языках программирования С+ и С++ и гарантирует платформенную независимость, будучи совместим со всеми версиями ОС Windows и Macintosh. Электронная карта заказов основана на привычном интерфейсе Excel или Word и легко корректируется в любом текстовом редакторе.

Так выглядит окно предварительной калькуляции в программе Lector (с наглядной раскладкой печатного листа, которая создаётся автоматически на основе описания заказа)

«Умный» модуль предварительной калькуляции заказа сам предложит оптимальный формат бумаги и печатную машину — надо лишь задать тип бумаги и обрезной формат изделия. Модуль учёта производственных затрат Hiflex PDC использует как специальные терминалы, так и обыкновенные компьютеры (объём инвестиций снижается за счёт того, что на одном терминале могут работать 12 пользователей), а опционально — считыватели штрих-кодов.

Программа локализована для России, а дистрибьюцией у нас, на Украине и в Узбекистане занимается компания YAM International.

Optimus 2020

Детище английской компании Optichrome Computer Systems LTD. Модуль управления клиентской базой (CRM) оснащён системой Computer Telephone Integration, связующей компьютер с телефоном: при входящем звонке на экране появится «окно» клиента, содержащее все данные о нём. Расчёт сметы производится в разных режимах: от простой маски с минимумом строк для стандартных заказов до детализированного ввода всех параметров. Калькуляция в режиме онлайн экономит время клиентов и менеджеров. Модуль планирования производственного процесса Optimus Prestige Sheduling анализирует варианты последовательности исполнения заказов и занятости машин в поисках оптимального плана. Учёт производственного времени — на PC и Macintosh; для ввода номеров (персонального, заказа, выполняемой операции) используется штрих-кодирование.

Diso

Его разработка началась ещё в 1983 г., а сейчас обширной АСУ доверились многие крупные полиграфические предприятия. Составление сметы становится проще и быстрее за счёт выбора одного из предварительно заданных сценариев расчёта. Для эффективной работы с «рыночной» ценой удобна калькуляция «от обратного», исходя из планируемой отпускной цены заказа. Модуль учёта рабочего времени предлагает несколько способов: от простого «бумажного» бланка дневного задания (на выбор для любого предприятия) до его электронного варианта и даже онлайновой связи между машинами.

Цена полного пакета для 20 рабочих мест — от 130 000 евро. Модуль калькуляции заказа продаётся отдельно (от 20 000 евро). Русскоязычную версию программы распространяет группа компаний ХГС.

BOSs-Prima

За 15 лет существования немецкой фирмы BOSsysteme её детище успело превратиться из простого алгоритма в развёрнутую систему управления полиграфическим предприятием. Модули АСУ можно приобретать постепенно, в соответствии с растущими потребностями. Первый шаг — модуль управления клиентами и составления сметы, в комплект входит управление документами и формулярами, составление счетов, электронный листок заказа. Далее — Commercial Module, включающий управление сроками, сторонними заказами и т. д. В полном варианте присутствуют инструменты для экономического анализа предприятия, контроля, сопровождения заказа и прочие модули.

Целевая группа — небольшие и средние типографии. Благодаря разумной ценовой политике, покупку базового варианта (5–25 тыс. евро) позволит себе даже маленькое предприятие.

К выставке Drupa интерфейс программы был переведён на русский язык в сотрудничестве с МГУП. Вопрос, кто будет заниматься её распространением на территории России, пока открыт, но анонс русскоязычной версии уже запланирован на «ПолиграфИнтер-2004».

Практичное и наглядное решение в системе BOSs Prima: все производственные данные из прошлого представлены в модуле статистики не только в виде таблиц, но и графически

Prinance

Разработка немецкой компании Alphagraph, неоднократно менявшей название на WinKAAR и обратно, распространяется компанией Heidelberg. АСУ основана на формате SQL; обладающие соответствующими правами пользователи могут вносить изменения и дополнения при помощи SQL-программирования (например, задавать новые варианты экономического анализа).

Ориентировочная цена для пяти рабочих мест — от 10 000 евро.

Кроме Prinance, Alphagraph предлагает более простые и доступные АСУ: Primus и Printy (к сожалению, русифицированных версий пока нет). Первую можно бесплатно скачать по адресу www.alphagraph.com.

Вопросы, которые нужно выяснить при выборе АСУ:

1. Возможны ли пользовательские настройки, или интерфейс стандартен?
2. Совместима ли с ОС Macintosh?
3. С какими офисными программами интегрирована? Переносятся ли данные в Microsoft Word, Excel, Outlook, Adobe Acrobat?
4. Возможно ли использование нескольких прайс-листов (например, для разных клиентов)?
5. Совместима ли с уже используемыми на вашем предприятии программными пакетами (бухгалтерскими, архивными и т. п.)?
6. Существует ли и как функционирует служба технической поддержки клиентов?
7. Нужно ли при покупке оплачивать лицензию на язык базы данных?

А как же JDF?

Эта аббревиатура была на устах у всех участников Drupa-2004, в т. ч. и разработчиков АСУП. Большинство программ совместимы со стандартом CIP4: в этом случае при прохождении заказа через все стадии производства обмен информацией, настроечными параметрами, учёт рабочего времени происходят автоматически, вовлекая в информационный поток не только людей, но и оборудование. Примеры интеграции демонстрировались разработчиками Optimus в сотрудничестве с участниками проекта PrintCity: MAN Roland, Muller Martini и др. Оборудование на трёх стендах управлялось со стенда Optichrome Computer Systems. Заказы пускались в производство, машины получали соответствующие данные и команды, по мере выполнения в систему поступали отчёты, и всё это — полностью автоматически. Фантастика? Отнюдь: АСУП на основе JDF уже устанавливается на производстве. Пионер — Hiflex, один из примеров — совместный проект Hiflex и KBA в мюнхенской типографии Mediengruppe Universal (50 работников). В январе там была установлена АСУ Hiflex, а уже в феврале производство полностью перешло на JDF. Сердце системы — программный продукт Logotronic от КВА, связующий локальные АСУ ТП с глобальной АСУ предприятия. Он собирает производственные данные с машин, обрабатывает и передаёт их в АСУП в формате JDF.

Описания заказов, созданные в Hiflex на стадии предварительной калькуляции, передаются Logotronic на пульты управления печатных машин, сюда же поступают данные из допечатного участка. На основе их и специфики запечатываемого материала система, например, автоматически вычисляет кривую зональной подачи краски. Обратный поток информации — от Logotronic в Hiflex — позволяет оперативно передать данные о статусе машины, её скорости, произведённой продукции. «Существенно сократилось время наладки машины, печатный процесс стал эффективнее, — говорит Альберт Контцен, руководитель типографии. — Данные о заказе не надо вводить несколько раз, да и ошибок стало меньше».

Компоненты системы связаны благодаря стандарту Networked Graphic Production (NGP) от Creo. Концепция NGP — создание единого стандарта для всех вовлечённых в обмен JDF-данными систем и единиц оборудования и обеспечение совместимости АСУТП и техники разных производителей. В число NGP-партнёров входят такие гиганты, как Adobe, KBA, Komori, Muller Martini, Ryobi, MAN Roland; из разработчиков ПО — Hiflex, Estiprint, Printplus, Syogra, DiMS!, Diso, Optimus и др.

Семья то большая…

Даже коротко описать все представленные системы на страницах журнала, к сожалению, невозможно. Для заинтересовавшихся вопросом — имена и производители некоторых других АСУП.