Большой редакционно-издательский брат

Тотального контроля никто не любит, но без мощных средств автоматизации журнальная или газетная редакция обречена на штурмовщину… Пакет К4 оптимизирует работу издательств и редакций, готовящих материалы в программе InDesign.

Суть проблемы

Сложившиеся техпроцессы подготовки периодики к печати очень трудно реформировать. На столе каждого работника редакции обычно есть компьютер, сотрудники овладели современными компьютерными технологиями обработки изображений и вёрстки текста, но это не стало избавлением от неувязок, постоянно возникающих при создании очередного номера. «Кто читал этот текст?», «Почему нет фото?», «Где врезка?» и прочие вопросы сопровождают сдачу каждого номера. Над ним работают много людей, но критерии готовности материалов на каждом участке размыты, частенько есть несколько версий одного материала. Статьи неоднократно обновляются. Это порождает нервозность, особенно в последний момент, когда на счету каждая минута. Даже если сотрудники поначалу кайфуют от циклической гонки, расслабляясь после сдачи, рано или поздно подобная «организация» работы становится причиной поиска другого места — поспокойнее.

Главные редакторы — люди амбициозные, готовые делать сразу несколько изданий, но планов громадьё часто тонет в организационной неразберихе. Причина хронической сумятицы — неясность для большинства участников техпроцесса, какова степень готовности издания, что ещё должно быть в номере, с каким материалом проблемы.

Возможное решение

Описанная проблема в той или иной степени проявляется во всех редакциях. Не случайно в мире появилось более десятка программ автоматизации — редакционно-издательских систем (РИС). Программа К4 от SoftCare — одна из них.

Что получают сотрудники после изучения программы и перестройки технологического процесса выпуска?

Главный редактор | Видит на экране все полосы издания, степень готовности заявленных статей и фотоматериалов, редактуру статей и сам вносит правку. При наличии информационной системы получает актуальную и достоверную информацию, без временных задержек и лишних передаточных звеньев. Информация подаётся в удобном, интуитивно понятном (миниатюры полос с цветовой индикацией готовности всех материалов) виде. Исключено влияние человеческого фактора, когда ответственные лица пытаются скрыть собственные недоработки.

Дизайнер | Получает больше времени на творчество, т. к. с полосой могут одновременно работать несколько человек: он сам (делает дизайн), авторы и редакторы (вводят и редактируют текст), фотослужба (подбирает и обрабатывает фото). Дизайнер видит рекламные материалы в системе, упрощается планирование издания в целом, сглаживается проблема поздней сдачи рекламы.

Редактор | Редактирует текст в полосе создающегося макета. Видит и правит реальные «хвосты» текста (с точностью до символа) даже в сложной вёрстке. Видит, кто вносил правку в текст (вся правка сохраняется, цвет текста служит указателем, кто внёс исправления). Вопрос «Чья это правка?!» больше не звучит в коридорах и кабинетах. В арсенале есть инструмент контроля, у кого и в каком состоянии находится любой элемент издания, кто и насколько опаздывает со сдачей материалов. Имеет полномочия вставлять комментарии к тексту (заметки — нотесы), которые не будут напечатаны в издании, но помогут организовать документооборот. Может «отбирать» материалы и перенаправлять их, назначать задания и следить за их выполнением.

Автор | Имеет в распоряжении простой в освоении и удобный инструмент контроля своего текста (кто и что в нём исправил), окно своих задач, видит содержание той полосы, на которую он пишет текст. Может основную часть времени тратить на создание статьи, а не на борьбу с трудностями. Если необходимо — работает в привычном Word, набирая текст, или сдаёт его в редакцию в этом формате. Создаёт личный портфель материалов в системе. Каждая правка сохраняется — всегда можно «откатиться» на раннюю версию.

Бильд-редактор | Заявки на подбор иллюстративного материала создаются в системе и могут быть снабжены вспомогательной информацией (например, для создания инфографики), протоколируются время создания заявки, её автор и полнота заполнения информацией. Бильд-редактор видит тексты и дизайн полос материалов по мере их создания. Использует возможности К4 по связи с системами каталогизации. Получает инструментарий для отчётов о том, какие и с какими параметрами использованы фотоматериалы (для расчёта с контрагентами). Проверяет и редактирует подписи под фото прямо в макете.

Верстальщик | Существенно уменьшается трудоёмкость, т. к. правку вносят редакторы и корректоры сами, заливка делается автоматически — после планирования номера все наполняют содержимым отведённые им боксы и фреймы. Конвертация PC—Mac перестаёт быть проблемой. Можно автоматически получать варианты одной полосы, но с разным содержимым (для региональных изданий или на разных языках). Задача верстальщиков — сделать макет и разместить текст статей, фотографии и подписи в соответствии с информацией, хранящейся в базе данных программы. Конечно, будут и замена иллюстраций, и добавление или снятие статей, но уйдёт в прошлое практика, когда перед подписанием в печать за спиной верстальщика стоят несколько людей, а он вносит правку в текст, чтобы попасть в заданный объём полосы.

Корректор | Имеет инструменты для автоматизации рутинных действий по проверке и правке, включая динамический модуль проверки орфографии. Задаётся режим «накопления» правки между двумя корректурами (если так организован техпроцесс), и на второй корректуре можно просмотреть только изменения, которые были внесены другими участниками техпроцесса, и уменьшить трудоёмкость. Жёсткое протоколирование всех изменений на всех стадиях. Ограничение доступа к редактированию материалов после прохождения проверки.

Все участники процесса | Видят процесс изготовления номера, точно знают, какие статьи заявлены, какие будут фото, сколько, их размеры и подписи, что и куда разместить из загона, кто и за что отвечает. Прозрачность и работа в команде позволят сотрудникам предлагать улучшения техпроцесса в рамках возможностей программы.

Что же такое К4?

Клиент-серверная РИС с открытой архитектурой от немецкой компании SoftCare (основана в 1990 г.). В качестве программы вёрстки и текстового редактора используются Adobe InDesign и Adobe InCopy. Версии программ Adobe InDesign/InCopy, адаптированные для работы с русскими символами, имеют аббревиатуру CE (Central Europe) и разрабатываются WinSoft. База данных PrimeBase SQL хранит и управляет документооборотом файлов следующих типов: текст и таблицы (Word, Excel), графики и фото (TIFF, EPS, JPEG и т. д.), мультимедиа (AVI, MPEG, MP3 и т. д.), рекламные модули (TIFF, EPS, PDF и т. д.), файлы вёрстки (InDesign), статьи и заметки (несколько текстовых боксов на полосе, которые объединены одним смыслом InCopy). K4 интегрируется с другими программными продуктами и имеет множество дополнительных модулей и систем от третьих фирм. Открытая и документированная структура базы данных позволяет самостоятельно разрабатывать расширения и связывать систему с существующими программными продуктами.

Основное назначение — автоматизация и управление рабочим процессом подготовки издания, начиная от приёма или написания статей до отправки готовых файлов PS/PDF в типографию. Как и все РИС, позволяет хранить и управлять оперативным объёмом информации (несколько номеров «до», текущий номер, несколько следующих номеров, «загон», «портфель» материалов). Для хранения полного архива предпочтительнее дополнительный сервер или система каталогизации (Content Management System — CMS, Digital Asset Management — DAM).

Серверная часть удовлетворяет всем современным требованиям по обеспечению безопасности и целостности данных. K4 применима для организации документооборота ежедневного, еженедельного и ежемесячного. Один сервер системы может быть использован для организации работы над несколькими изданиями с неодинаковыми или пересекающимися группами пользователей и схемами документооборота.

Организация документооборота

Подготовка материалов к печати — это обработка и передача их от сотрудника к сотруднику. Чем детальнее формализованы процедуры (количество технологических этапов, полномочия сотрудников на каждом, объединение пользователей в группы с разделением функций), тем выше отдача от внедрения системы. К4 предоставляет богатый инструментарий для организации и контроля документооборота в редакции. Основа его структуры — набор полей метаданных (служебная информация: текст, список, дата/время, checkbox и т. д.), правила их использования и описанный техпроцесс. Редактирование метаданных возможно из программ, подключенных к серверу К4, и через обычный веб-браузер. Описывается любой техпроцесс: для журнального, газетного производства и смешанный.

Часто употребляемые поля стандартны, т. е. зашиты в систему (название издания, номер или выпуск, статус готовности, кому материал направлен в работу в настоящее время, сроки сдачи и т. п.), но можно добавлять и собственные.

Для организации документооборота в редакциях чаще используют два ключевых поля метаданных: «кому направлен (assignment)» и «статус — степень готовности материала в технологической цепочке (status)». Поле «кому направлен» содержит пользователя или группу. Не входящие в список не смогут работать с материалом. Настраиваются «жёсткий» и «мягкий» техпроцессы. В первом случае, если материал направлен какому-то пользователю или группе, никто другой не сможет его открыть (даже в режиме «только чтение»), отредактировать служебную информацию (метаданные). Во втором можно разрешить открыть «только на чтение» или редактировать метаданные, например, чтобы перенаправить материал другому пользователю. Права на документы в системе отличаются для разных пользователей в разных секциях: можно сделать так, что редактор отдела культуры не сможет видеть материалы из отдела спорта. Разные права и на разных статусах, т. е. в начале техпроцесса обычно у всех есть право изменять текст, но чем ближе к концу, тем таковых людей меньше. Реализован и механизм «электронной подписи» (для подписи в печать и т. п.). Ограничений на количество создаваемых групп и пользователей нет.

Понятие статуса используется для отображения степени готовности материалов в общем документообороте редакции. К4 имеет независимые линейки статусов для различных документов: каждый тип данных может иметь свой алгоритм прохождения. Права пользователей на материалы зависят от статусов, например, можно сделать так, что корректор имеет право на редактирование текста, только если данная заметка находится на статусе «корректура», на всех остальных статусах право на редактирование текста у него отсутствует. Если один сервер К4 используется для выпуска нескольких изданий, линейки статусов, как и список пользователей/групп, могут быть абсолютно разными или пересекающимися (например, пользователь-редактор одного издания оказывается пользователем-журналистом в другом).

Для уменьшения трудоёмкости в заполнении полей служит механизм автоматического выбора поля «кому направлен» при указании определённого статуса документа (autorouting). Скажем, при указании статуса «корректура» система автоматически подставит в поле «кому направлен» значение «группа корректоров», и материал появится в списке задач у всех корректоров. Направление материала не одному пользователю, а группе иногда очень выгодно. В примере с корректурой материал появится в списке задач у всех корректоров и будет взят в работу первым освободившимся.

Для удобного контроля и управления чаще всего используют поля метаданных: «срок сдачи», «запланированный объём текста или фото (в строках, символах, словах)», «реальный объём текста (в строках, символах, словах)». Начиная с версии 5.1 можно видеть поле, в котором указывается, какого объёма текста не хватает (в строках, символах, словах) или каково переполнение. Это полезно, потому что редактор, не открывая материал, видит список всех статей с «хвостами» и реальным размером.

Каждая колонка — одно поле метаданных

В версии системы 5.5 поля метаданных могут иметь цветовую индикацию. Автоматически помечаются материалы с приближающимся сроком сдачи жёлтым цветом; просроченные – красным; а те (статьи, вёрстка, фото и т. д.), по которым ещё есть запас, — зелёным.

«Карта номера»

В программах InDesign, InCopy, K4-File Manager, веб-браузере есть специальное окно для отображения материалов и их метаданных. Такой запрос (фильтр всех материалов на сервере) к материалам системы обычно называют картой номера. Запрос служит для выбора из базы данных документов и материалов согласно заданным критериям, а также управления доступностью материалов для зарегистрированных в системе пользователей.

Информация в окнах — список материалов и их метаданных. В древовидной структуре (полоса\статьи или фото\компоненты статьи) список нагляднее; достаточно включить в поддерево одной статьи не только её текстовые компоненты, но и рисунки/фото, которые с ней связаны. К ним присоединяются подписи или другие текстовые компоненты.

Окно запросов показывает, кто работает с каким материалом. Вся информация изменяется автоматически в режиме реального времени. Создавая и используя произвольные поля метаданных, можно упростить и автоматизировать контроль над всем техпроцессом или над его частью. Например, часто создают и используют поля «кто и когда вносил последнюю правку», «принадлежность к определённому номеру и полосе для загонных материалов», «отметка о том, что материал необходимо экспортировать в веб-версию издания», «отметки о согласовании или электронная подпись».

Очень интересный инструмент — просмотр миниатюр полос издания, контроль наполнения материалом номера в режиме реального времени. Цветом выделяется степень готовности в техпроцессе — статус. При необходимости любой разворот отображается детально — вы увидите, из каких материалов состоит каждая полоса, у кого они в работе и т. д. Инструмент работает через интерфейс обычного браузера, поддерживается протокол SSL. Поэтому нет проблем с удалённым контролем всего, что происходит с изданием: в какой оно готовности, где узкое место. Но доступ предоставляется не всем.

Если хочется узнать больше…

В режиме реального времени отображается весь номер или заданные запросом полосы издания

Конечно, это не исчерпывающий рассказ о системе. При желании в Интернете вы найдёте много интересной информации о K4. Приводятся оценки, что за рубежом внедрение системы на 25% сократило расходы на подготовку номера к печати. На мой взгляд, без объяснения, как получено это число, его не стоит принимать на веру. Ведь пока нет ни одного универсального математического подхода к оценке экономической эффективности проектов внедрения информационных систем. Основная проблема оценки в том, что эти программы напрямую не влияют на финансово-экономические показатели, а лишь вовремя предоставляют информацию руководителям и обеспечивают высокое качество управленческих решений — основы экономического подъёма и конкурентоспособности.

Система К4 может стать важным звеном принятия своевременных управленческих решений в редакционно-издательском процессе, но она должна быть грамотно интегрирована в сложившуюся структуру. Согласно последним исследованиям IFRA, WAN, один из основных аспектов успешного использования той или иной системы — не только её возможности, но и грамотное, полноценное внедрение. Обычно процесс внедрения подразумевает аудит редакционного техпроцесса, его оптимизацию, установку и конфигурирование системы, обучение пользователей, интеграцию системы с существующим программным инструментарием. Качественное внедрение — сложная задача, требующая квалифицированного и опытного исполнителя.

Сказку сделать былью

Очевидно, одной установкой программы дело не решишь. Первое, что нужно, — устранить неувязки и нервотрёпку при работе редакционного коллектива с каждым выпуском. Это будет стимулом и надеждой, что с освоением новой программы процесс станет стабильнее. Люди должны быть морально готовы к переменам. Второе — желание главного редактора задействовать такую систему. Третье — в команде должен быть специалист, хорошо знающий как техническую, так и творческую стороны существующего процесса подготовки издания. Он должен быть заинтересован во внедрении системы, и у него должны быть полномочия принимать ответственные решения. Понадобятся усилия всего коллектива на освоение программы, не всё сразу будет получаться, но затраты окупятся сторицей, работать станет комфортнее и интереснее.

Об авторе: Михаил Иванюшин (ivanyushin@yandex.ru), ведущий рубрики «Вёрстка: идеи, советы, приёмы».

Цена вопроса: стоимость и системные требования K4

Цена варьируется в зависимости от конфигурации. Расширяемая система с безлимитными лицензиями через веб-браузер, 5 лицензий File Manager, 15 лицензий под InCopy\InDesign – 50 000 евро. Каждая следующая лицензия для InCopy\InDesign — 1700 евро, FileManager — 600 евро.

Нерасширяемая система (Starter Pack) — 4 лицензии через веб-браузер, 5 — File Manager, 15 — InCopy\InDesign – 35 000 евро (переход на расширяемую версию в такой же конфигурации – 20 000 евро). Оба вариантa подразумевают два года сервисного контракта (бесплатное получение обновления за этот период), внедрение и сопровождение системы. Под лицензиями подразумеваются одновременные подключения к серверу из соответствующих программ. Лицензии на InCopy\InDesign в цену не входят.

Системные требования:

Клиенты – аналогичные требованиям пакетов Adobe InCopy\InDesign.

Сервер – зависит от конфигурации системы. Очень важно продумать правильную конфигурацию (топологию) сети. Возможно «зеркалирование» сервера (с «горячей» заменой при сбоях на одном). Это нужно для очень крупных редакций. Например, таких, как американский издательский холдинг Advance Magazine Group — 1135 лицензий и 9 серверов.

Подробности по ценам, демонстрации и условиям поставки – у авторизованных интеграторов.

Что было до K4: традиционный процесс подготовки издания

Очевидный способ, применяемый в большинстве отечественных редакций, — объединить все компьютеры на рабочих местах в сеть; административными методами организовать подготовку материалов номера и их передачу от одного сотрудника другому. Передача может происходить непосредственно от сотрудника к сотруднику или через централизованное место хранения материалов (сервер). Идея проста в реализации, но небезупречна. При обычной работе сотрудников с файлами не всегда ясен критерий — кому и в какой момент передавать материал для дальнейшей работы. Это зачастую приводит к путанице с версиями материалов.

Окончательная подгонка материала по полосе, как правило, осуществляется перед выводом, совместными усилиями нескольких человек (редактор, верстальщик, иногда журналист), что приводит к дополнительной путанице и делает процесс плохо управляемым и «непрозрачным». Подготовка материалов строго последовательна и, как следствие, растягивается во времени. При этом большинство этапов желательно распараллелить. Так как материалы при подготовке обычно находятся у сотрудников на местах, трудно оценить степень их готовности. Нет инструментов для наглядного отображения, в каком состоянии находится весь номер, а эта информация необходима для принятия оперативных решений.

И это ещё не всё…

Для рекламщиков: K4 и не только…

В систему заложен механизм правил (rules). Благодаря ему можно импортировать или экспортировать данные в К4 из других систем (на основе XML). Например, если рекламный модуль был запланирован на определённое место 15-й полосы, а верстальщик его переместил, система выдаст сообщение об ошибке размещения. На плане номера можно перемещать материалы, добавлять или удалять страницы и т. п. – всё это будет отражаться на вёрстке.

Рекламный процесс сложен. Обычно учётом и приёмом рекламы занимаются системы класса CRM и AdBooking, после идет AdPlanning, AdProduction и только затем AdPaginathion (развёрстывание).

Примеры решений по работе с рекламой от третьих фирм: система флэт-планирования JournalDesigner от Dataplan (http://www.dataplan.de/en/index.html) и для развёрстывания рекламы Advertising Layout System от Managing Editor Inc. (http://www.maned.com/products/als/als.html).

География K4

Первая версия появилась в 2000 г. На сегодня установлена в 91 издательстве 9-ти стран. Авторизованные интеграторы в России — «Терем» (газеты «Жизнь», «Деловой Петербург», «Ведомости», Государственный комитет статистики) и NBZ (газета «Известия»).

К4: мнение пользователя

Издательский дом «Жизнь» первым в России задействовал систему К4. Вот мнение заместителя ответственного секретаря газеты «Жизнь» Сергея Коновалова:

«Нет смысла описывать достоинства системы, о них много говорится в официальной документации, пресс-релизах и при демонстрациях. Остановлюсь подробнее на внедрении и особенностях системы, а также на том, чего в ней не хватает.

При эксплуатации системы очень многое зависит от системного администратора. Настройки у программы изощрённые — это не «чекбоксы» в антивирусе выбирать. Надо понимать взаимосвязи и значение параметров. Сисадмин должен не просто стоять рядом с интегратором, а принимать в инсталляции активное участие. Если он принял настроенную программу, планируя постепенно разбираться в её настройках, неминуем сбой в работе и невыход в срок периодического издания.

Хотя нехватка/переполнение материала наглядно отображается, журналист всё же может отправить текст на следующий этап даже при несоблюдении ограничений. Запрет на это в системе не предусмотрен. Конечно, иногда уместнее изменить макет, нежели пытаться заполнить место пустыми словами. Но редактору или ответственному секретарю надо иметь в наборе инструментов как запросы на выявление таких текстов, так и возможность расстановки подобных запретов. Ведь доработка текста и изменение макета требуют дополнительного времени.

Ещё одна особенность: нельзя запретить авторам изменять стили, шрифты, цвет — любые параметры текста, установленные на этапе вёрстки. Таким образом, в половине случаев всё оформление текста теряется, так как не все журналисты в системе пишут текст «с нуля», многие накидывают основную идею в текстовых редакторах типа Word. И при копировании текста из них в InCopy копируются также стили текста. А для верстальщика нет ничего хуже, чем получить готовый текст, размеченный не тщательно спланированными стилями, а шрифтом Times New Roman, двенадцатым кеглем.

В новой версии разработчики добавили поле «Крайний срок» (Deadline). Но, если кто-то из участников процесса его превысил, никакого уведомления автоматически не рассылается. Информацию о превышении сотрудником отведённого времени ответственный секретарь или редактор могут получить только по запросу.

Несмотря на минусы, я считаю К4 достойной альтернативой Quark Publishing System. Adobe давно начала завоёвывать рынок и привыкла быть лидером. Photoshop — стандарт де-факто в полиграфии, Illustrator используется во всех крупных дизайн-студиях (альтернативы от Corel — даже CorelDraw — всё-таки уступают по популярности). А появление на рынке InDesign (4 версии за 4 года!) — это прорыв. Поэтому выход К4 и начало массового перехода на неё редакций только упрочат абсолютное лидерство Adobe на рынке допечатной подготовки».

«12 месяцев» общения профессионалов

Проблемам комплексной автоматизации средств массовой информации посвящён цикл регулярных (раз в месяц) бесплатных семинаров «Двенадцать месяцев». Его проводит компания «Терем». Цель — предоставить наиболее полную информацию о средствах повышения эффективности работы редакционной группы, включая различные творческие, административные и технические службы. Семинары ориентированы на IT-специалистов, редакторов отделов, служб вёрстки, бильд-редакторов, руководителей и специалистов групп выпуска, секретариата, веб-редакций, а также препресс-инженеров. Главное отличие от всех предыдущих семинаров – неформальное общение в клубной атмосфере, обмен мнениями и опытом с коллегами по цеху. Зарегистрироваться для участия в семинарах и получить более подробную информацию можно на сайте «Терем» www.terem.ru.