Не бойтесь перемен!

Осваиваем Data Merge – инструмент для работы с переменными данными в InDesign.

Работа с переменными данными впервые была реализована в офисных программах. Но идея обюединять на лету разную информацию оказалась настолько востребованной, что подобные решения есть почти для всех программ вёрстки. В InDesign CS2 слияние данных выполняется функцией Data Merge. Статья поможет вам освоить полезнейший инструмент.

Что такое «слияние данных»?

В текстовом процессоре можно вставлять в шаблон письма информацию об адресатах, это называется слиянием писем со списком адресов. В результате все сообщения станут персональными. Слияние переменных данных со статичным содержимым в программе вёрстки позволяет делать персонализированные рекламные буклеты, каталоги и пр. Обюединяться будет не только текст, но и иллюстрации. Сделайте шаблон документа и подготовьте базу данных для обюединения, а программа соберёт на лету во время печати все элементы – статические и переменные.

Готовим данные

Формат представления данных – таблица с заголовками столбцов. Содержимое конкретного столбца – текст или название иллюстрации. Каждая строка таблицы – это информация для заполнения шаблона при создании очередного переменного информационного модуля. Как правило, такие таблицы готовятся в Excel. После подготовки файла с данными его надо сохранить. Справочное руководство предлагает сохранить xls-файл в формате .csv или .txt. Тут самое время вспомнить, что русские тексты из Excel корректно переносятся в InDesign только при сохранении в кодировке Unicode (иначе на экране будут розовые кубики), поэтому сохраняем файл как «Текст фникод (*.txt)». Теперь откроем его в любом текстовом редакторе. Первое, что надо сделать: добавить символ @ перед названиями полей с иллюстрациями. Например, если в исходной таблице колонка называлась Pict, то для работы механизма слияния её название должно быть @Pict. В Excel этот символ не добавишь, т. к. он используется для работы с функциями. Сейчас данные разделены знаками табуляции, но стандартным разделителем файла с данными для слияния служит символ запятой. Поскольку запятая может быть и в текстах, сопровождающих иллюстрации, надо на время заменить запятые в текстах на какой-нибудь уникальный знак, например, #. Теперь заменим на запятые сначала знаки табуляции, а затем знаки #. Текст готов к работе.

Очевидно, что подготовить данные к слиянию можно и в Word. Часто это даже предпочтительней: если заказчик в процессе работы над каталогом решает переработать текст, проще внести правку не в вёрстку, а в doc-файл и создать файл для слияния заново.

Есть примеры использования других программ для подготовки данных (http://www.siliconpublishing.com/InDesign/ CatalogExample.htm – опыт взаимодействия программ Access и InDesign).

Готовим макет

На мастер-странице нарисуйте шаблон, состоящий из фреймов для картинок и текста. В каждом текстовом фрейме задайте нужное оформление текста. Важно, что на этом этапе создаётся только один информационный модуль, даже если при слиянии на странице их будет несколько. Теперь откройте окно работы с переменными данными WindowsБ??AutomationБ??Data Merge.

Щёлкнув на правой стрелке окна, выберите строку Select data Source и загрузите txt-файл. Заголовки таблицы станут содержимым окна Data Merge. Перетащите мышкой названия заголовков на фреймы мастер-страницы (рис. 1). Всё готово к обюединению в шаблоне иллюстраций и сопровождающего текста и печати информационных модулей.

Pис. 1. Мастер-страница с фреймами и окно Data Merge после загрузки файла с информацией о данных для слияния. После перетаскивания заголовков таблицы из окна Data Merge в текстовые и иллюстрационные фреймы, в каждом из них в двойных угловых скобках появилось название своего информационного блока

Как это выглядит

Pис. 2. Страница каталога, собранного по шаблону с предыдущего рисунка

Полученный при слиянии информационный модуль может появляться на странице один раз или несколько. Модули могут идти один за другим или располагаться в несколько колонок – всё зависит от размеров шаблона, созданного на мастер-странице, и выбранных установок на закладках окна Create Merged Document. Это окно вызывается из меню Data Merge. Возьмите за правило перед нажатием на кнопку ОК помечать галочкой ячейку Preview Multiple Record Layout. Поле доступно, если на закладке Records в поле Records per Document Page выбрано Multiple Records. На закладке Options выберите нужное значение Fitting для поля Image Placement. На закладке Multiple Record Layout задайте границы полосы набора, интервалы между информационными модулями и порядок размещения модулей на странице. Изменяя номер страницы в поле Page этой закладки, можно оценить, как выглядит любая страница. После выбора всех параметров нажмите ОК – запустится процедура слияния, очень скоро документ будет готов. Важно, что программа при слиянии данных создаёт отдельный документ; если результаты вас не устроят, не придётся пользоваться отменой – просто удалите этот файл. Исходный документ остался, и эксперимент легко повторить.

Если изменились иллюстрации и/или содержимое txt-файла данных, то при открытии файла с результатом слияния в окне Links жёлтым значком будет отмечено всё, что изменилось. Иллюстрации обновляются как обычно, а чтобы обновить текст, надо запустить процедуру слияния заново.

А если нужен разворот?

Если в издании переменными данными должен заполняться разворот, то функции дублирования шаблона при слиянии недоступны, т. е. страницы публикации будут такими, как нарисованы на мастер-странице. Значит, надо готовить данные так, чтобы в одной строке txt-файла были перечислены все обюединяемые текстовые и графические элементы обеих страниц разворота. Другое ограничение – макет должен начинаться с чётной страницы. Это не очень удобно, поскольку обычно публикация начинается с нечётной полосы, но, чтобы при таком макете воспользоваться функцией слияния, надо в txt-файле с данными о слиянии заложить данные для первой, чётной страницы, которая позже будет удалена. Зная об этих особенностях подготовки данных для слияния на развороте, надо подумать заранее, как готовить их к вёрстке. Для предварительного просмотра результатов слияния активизируйте ячейку Preview окна Data Merge.

Человеку – творчество, машине – скуку

Девиз IBM «Машины должны работать. Люди должны думать» очень подходит и к использованию функции Data Merge. Залог успеха – ясное понимание структуры данных файла слияния. Опыт показывает, что затраты времени на осмысление, согласование структуры представления данных и корректную подготовку txt-файла окупятся сторицей, когда программа на ваших глазах за секунды сделает каталог в несколько десятков страниц. Найдите время овладеть инструментом и будете всякий раз радоваться, что удалось переложить на компьютер большой обюём монотонной рутинной работы.

Об авторе: Михаил Иванюшин (ivanyushin@yandex.ru), ведущий рубрики «Вёрстка: идеи, советы и секреты».

При подготовке макета документа для слияния надо учесть: 1) в этой версии программы все функции слияния доступны только в документе, при создании которого поле Facing Pages было пустым; 2) важно, чтобы в начале процедуры слияния в палитре страниц была только одна страница, иначе будут доступны не все настройки управления слиянием.