Особенности российской полиграфической автоматизации *

Не является исключением и полиграфия. Здесь также практически все стадии производства печатной продукции оснащены персональными компьютерами — начиная от службы допечатной подготовки и приёма заказов вплоть до выдачи готовой продукции. Однако различные звенья этого процесса — учёт заказов, бухгалтерские расчеты, движение материалов и т. п. — в большинстве случаев не объединены в единую информационную систему и не работают в автоматизированном ритме. А это означает, что огромный потенциал повышения производительности труда в типографиях не используется.

В связи с этим многие собственники типографий и директора, по-видимому, не раз задавались вопросом об автоматизации своей типографии за счёт внедрения ERP или управленческого ПО (АСУ). Но пути следования к этой цели все выбирают разные. Кто-то по старинке использует бумажные тетради, где-то «доросли» до Excel, некоторые пытаются писать софт с нуля или покупают готовые сложные и дорогостоящие программные решения. В принципе, в отраслевых журналах и на интернет-сайтах можно найти немало информации об АСУ, но ввиду крайне усложнённой терминологии либо описания всего лишь возможных выгод от использования программных продуктов даже просто разобраться в них удаётся не каждому. И это является причиной ошибочных мнений относительно экономической целесообразности автоматизации типографий.

Перечислю некоторые распространённые заблуждения, препятствующие внедрению АСУ:

1. Цена программного продукта и затраты на его практическое внедрение на производстве неоправданно высоки. При этом почему-то не принимаются во внимание те выгоды, которые можно иметь в ближайшей перспективе от использования этого продукта. Управленцам трудно перестроить сложившееся представление о программном продукте как о какой-то «эфемерной», неосязаемой вещи, за которую они должны выложить сумму, сопоставимую со стоимостью цифровой печатной машины. Им привычнее работать по старинке или, в крайнем случае, с использованием относительно простых и понятных программ для автоматизации какой-либо отдельной производственной сферы, например, бухгалтерии.

Какой бы ни была «навороченной» АСУ, её восприятие возможно только психологически подготовленным и квалифицированным персоналом

2. Считается, что достаточно приобрести дорогой, навороченный программный продукт, установить на компьютеры, объяснить работникам типографии, как пользоваться программой, и всё волшебным образом само собой автоматизируется. Но проходят месяцы, а толку от программы как не было, так и нет. Думаю, подобная ситуация знакома многим… Причина этой ошибки кроется в том, что какой бы ни была «навороченной» АСУ, её восприятие возможно только психологически подготовленным и квалифицированным персоналом. Однако в большинстве случаев (и это подтверждается историческим опытом) консерватизм мышления большинства работников противодействует внедрению АСУ. Тем более что по результатам успешного проекта автоматизации некоторые сотрудники и вовсе могут оказаться не у дел.

3. Некоторые интеллектуально развитые собственники и управленцы типографий полагают, что сами со своей командой программистов способны разработать для своей типографии АСУ. На этом пути они нередко достигают каких-то успехов, но, тем не менее, увлечение самим процессом автоматизации превращается для таких руководителей в бесконечную историю. И его, как ремонт, уже нельзя завершить, а можно только прекратить. Всегда находятся какие-то ошибки, неувязки, недочеты и т. п. В результате процесс автоматизации типографии превращается в постоянные переделки и усовершенствования программы, отнимая у её создателей время и деньги. Или ещё того хуже — в какой-то момент типографию покидает ключевой разработчик, на котором всё держалось. Дальнейшее развитие системы, которую досконально знал только он, становится невозможным, и даже просто поддержание её в работоспособном состоянии оказывается проблематичным.

4. Работники типографии не могут и не хотят осваивать программный продукт, им это трудно. Такое мнение возникает потому, что на самом деле не у всех собственников типографий и управленцев хватает терпения довести начатое дело до конца, тем более что процесс освоения растягивается не на месяцы, а на годы.

В данной статье я хотел бы остановиться на тех программных продуктах, которые существуют на российском рынке, и тех особенностях, которые владельцам и управленцам типографий следует принять во внимание для их эффективного использования при автоматизации типографий. Такими продуктами являются, в частности, программные решения для маленьких (от 2 до 20 человек, как, например, ПО «Умные цифры») и больших цифровых или офсетных типографий (например, ПО PerfectERP).

Однако, как было уже сказано, многие собственники, купив готовое программное решение, почему-то упорно полагают, что оно сразу решит все задачи по автоматизации типографии. И ничего делать больше не придётся. Заплачена немалая сумма, а значит, всё должно заработать само собой. К сожалению, это далеко не так. Готовые программные продукты не начнут сразу переводить типографию на автоматический режим работы. И даже по прошествии какого угодно времени не будут их решать. Нужно отдавать себе отчёт в том, что ПО — это, по сути, «мёртвый запас» заложенных в нём возможностей, и нужно потратить много сил, времени и средств, чтобы вдохнуть в эти возможности жизненную энергию. Стоит это недёшево: в зависимости от размера типографии — от сотен тысяч до нескольких миллионов рублей.

Основная проблема перевода типографии на автоматизированный режим работы состоит в том, что для эффективной работы ПО требуется изменить некоторые бизнес-процессы, а это сопряжено со значительными сложностями. Одно из них — нежелание собственников или управленцев внести изменения в сложившийся стиль работы. Некоторые уверенные в своих способностях управленцы начинают думать: «А почему бы мне не разработать своё ПО». Разработать, конечно, можно, но очень скоро станет понятно, что разработанная программа работает не совсем корректно, и в неё нужно вносить всё новые и новые изменения. Так что если кто-то хочет разработать своё ПО, пусть разрабатывает. Но довольно скоро он поймёт, что занялся отдельным бизнесом с многомиллионными вложениями. И не факт, что вложенные так неразумно инвестиции можно будет вернуть.

Как директор типографии, перепробовавший на практике множество российских и иностранных программных решений, я убеждён: не стоит писать своё ПО с нуля

Как директор типографии, перепробовавший на практике множество российских и иностранных программных решений, я убеждён: не стоит писать своё ПО с нуля. Это дорого, долго и крайне сложно. Проект превратится в своего рода борьбу с ведьмой в весе мухи. На мой взгляд, идеальное решение для автоматизации работы типографий на сегодняшний день — это покупка российского готового программного решения.

Рискую навлечь на себя гнев поставщиков, но считаю, что сейчас иностранные программные продукты в качестве разумной альтернативы рассматривать не следует — ни один продукт, о котором я знаю, не поддерживается в России сервисной службой. В частности, попытка использовать EFI PrintSmith в сочетании с крайне некорректным переводом на русский язык и при отсутствии сервисной поддержки наглядно показала: в наших условиях этот софт не способен решать задачи по автоматизации работы типографии.

Итак, покупаем готовый программный продукт стоимостью от 100 000 до 1 000 000 руб. Для этого нужно всего пять вещей:

• финансовые возможности;
• наличие волевых качеств;
• выделение отдельного специалиста по наполнению программного продукта, взаимодействию с разработчиком программы и коллективом типографии;
• готовность к переобучению персонала и созданию у него мотивации к использованию данного ПО;
• готовность к прекращению трудового контракта с сотрудниками, не желающими перемен.

Что может обычно входить в комплектацию готовой коробки ПО:

• стандартная CRM-система (управление клиентами, выставление счетов и т. д.);
• калькуляторы расчёта листовой и многополосной продукции, широкоформатной печати (типовой калькулятор для расчёта нестандартных изделий наверняка не подойдёт);
• управление складом;
• управлением производством.

За внедрение, доработку и приобретение отдельных модулей к программному продукту придётся доплачивать разработчику. Например, вы наверняка захотите отправлять СМС-сообщения и электронные письма своим клиентам о состоянии заказа, управлять логистикой, учитывать работы подрядчика, управлять финансовой аналитикой, и очень даже возможно, что ваш бухгалтер захочет иметь интеграцию с «1С». Чтобы всё это эффективно заработало у ваших обученных специалистов, потребуется доплатить.

Полиграфисты с Марса, разработчики с Венеры

И это на самом деле очень и очень большая проблема. Российские разработчики в упор не хотят слушать нас с вами, полиграфистов. Они даже за ваши деньги будут предлагать нелепые решения. Не соглашайтесь. Настаивайте на своём. Я тут вижу проблему в том, что разработчики иной раз совершенно не понимают, что такое типография и какие бизнес-процессы могут происходить внутри компании. Но и разработчиков можно понять. У нас в России нет двух типографий с одинаковыми бизнес-процессами и методами управления. И это всё от того, что у нас эти процессы не стандартизированы (в отличие, например, от медицины, где все действия регламентированы, а всё ПО примерно одинаково), нет чётких регламентов, нет научной литературы. Нет даже профессиональных учебных заведений, выпускающих специалистов, сразу готовых работать в условиях современного производства.

И поэтому каждый действует по своему усмотрению — кто во что горазд. Каждый изобретает свой собственный велосипед и пытается на нём ехать. Но все едут по-разному и чаще всего в никуда. Поэтому, дорогие полиграфисты, наберитесь терпения и вдумчиво, с чувством, с толком, с расстановкой работайте с вашим поставщиком ПО. Если он, конечно, адекватный и готов, спустившись с небес, к диалогу с вами. По моему опыту, не все разработчики способны на такие жертвы и умеют вести диалог с человеком, который платит деньги за нужный ему результат.

Работа стоит денег

Будьте готовы заплатить за интеллектуальный труд вашему разработчику. И это немалые деньги. Я не знаю, почему, может быть, в силу нашего менталитета или по каким-либо другим причинам, наши люди не готовы платить за профессиональное ПО, которое будет решать ваши задачи. Многие почему-то считают нормальным скачать его «сломанную» версию на торренте. И когда собственники и директора типографий слышат от разработчиков сумму в диапазоне 1–3 млн руб. за автоматизацию их бизнеса, то у них возникает растерянность, смешанная с непониманием. Оказывается, многие просто психологически не готовы выложить такую сумму, форменный «грабёж среди бела дня»! Как следствие — отказ от автоматизации по причине «это слишком дорого, оно того не стоит». Собственник полиграфического бизнеса остаётся при своих интересах, но на том же уровне, где и был раньше. А жизнь галопом несётся дальше, и хотя он позднее осознаёт, что обойтись без автоматизации нельзя, время уже безнадёжно упущено. Клиенты разбежались, сотрудники поувольнялись, и, как это ни досадно, перед глазами — «старушка»-типография, а перед ней — разбитое корыто. Не хотите такой перспективы? Будьте готовы платить разработчикам программных продуктов. И платить много.

Что дальше и кто на рынке?

Выделить сильных игроков на рынке сейчас трудно. Связано это с тем, что разработчики пока не готовы инвестировать свои средства в развитие программных платформ. Поэтому программные продукты развиваются исключительно благодаря заказчикам. Есть заказчик, платит за программные продукты и «фичи» — программа развивается вместе с бизнес-процессами данной типографии. Ни о каком самостоятельном развитии ПО речь пока идти не может.

В небольшом обзоре ниже я не ставил себе целью дать отзывы обо всех существующих специальных полиграфических решениях. Речь идёт лишь о нескольких примерах, с которыми я ознакомился лично и могу их кратко охарактеризовать.

«Умные цифры»

Система «Умные цифры» отлично подойдёт для небольших типографий, копировальных центров и печатных салонов. В программе имеются калькуляторы начального уровня, CRM и склад. Если у вас до этого не было опыта работы по работе с ПО, то «Умные цифры» идеальны для стартового начинания. Простой интерфейс, хорошая поддержка и, самое главное, доступная цена продукта. Минус системы — ограниченная масштабируемость.

«ПринтЭффект»

Вероятно, является отличным решением для офсетных типографий, но совершенно не подходит для цифровиков. Тут есть много чего, что не нужно цифровой типографии, а именно: планирование, бюджетирование и т. д. Вряд ли вам придётся планировать печать 5 комплектов визиток или 30 брошюр. По моему опыту, на это уходит много времени, поэтому планирование в цифровой типографии не требуется совсем.

«ПринтРобот»

Отличный полиграфический калькулятор, идеально подходит для офсетных типографий и неплох для цифровых типографий. Калькуляторы и веб-платформа в этой системе являются его сильной стороной. Однако юзабилити и модули CRM оставляют желать лучшего. Если вам нужен только калькулятор, а для CRM вы используете ПО стороннего производителя, или в качестве дополнения к текущему программному решению, то это будет отличным вариантом автоматизации работы типографии за адекватные деньги.

«Принтлер»

Простое решение с прекрасным юзабили, построенное по принципу SAAS-приложений (ПО как сервис). Минимальные инвестиции с помесячной оплатой. За эти деньги вы получаете красивые графические калькуляторы, простой CRM, но никакой аналитики.

PerfectERP

Этот программный комплекс сейчас я считают единственным в России полноценным законченным программным продуктом. В нём реализованы и мощные полиграфические калькуляторы, и отличный СRM, и хороший модуль ведения склада, и даже функционал кросс-маркетинга. Из минусов отмечу высокую стоимость ПО и отсутствие платформы Web2print.

Заключение

Дорогие коллеги-полиграфисты! При внедрение управленческого ПО рекомендую руководствоваться следующими правилами:

1. Если вы твёрдо приняли решение внедрять управленческое ПО, не следует это обсуждать с подчиненными, как бы вам этого ни хотелось. Скорее всего, вас будут отговаривать от автоматизации работы типографии, поскольку, когда система реально заработает, кто-то и, возможно, тот, с кем вы сейчас советуетесь, может попасть в кандидаты на увольнение. Зато я настоятельно рекомендую как можно больше обсуждать эту тему с другими собственниками и управленцами типографий, особенно с теми, у которых типография уже реально автоматизирована. Ведь вы не хотите набивать шишки на лбу и учиться на собственных ошибках? Самое главное в таких разговорах — это благожелательное отношение к вам вашего собеседника. В противном случае, видя в вас конкурента, он может, подобно Ивану Сусанину, завести вас в такие дебри, из которых без больших финансовых потерь вам уже не выбраться. Чтобы избежать такого развития событий, беседуйте со многими людьми, сопоставляйте и анализируйте факты и выбирайте оптимальное решение. Это касается не только ПО, но и его разработчиков.

«Избранному» сотруднику совмещать внедрение проекта автоматизации с любой другой деятельностью в типографии скорее всего не удастся

2. Назначайте проверенного и ответственного сотрудника вашей компании для внедрения ПО в типографии. Личная ответственность за порученное дело — одно из самых важных требований к любому человеку. Заострять внимание на этой стороне вопроса приходится потому, что в современном обществе значительная часть людей старается избежать ответственности, используя для этого самые различные причины, в том числе — ссылку на вас самих. Вам нужно, ничего не упуская, очертить сотруднику круг тех управленческих задач, которые могла бы взять на себя компьютерная программа. Закрепить ваши требования к сотруднику и к работе АСУ нужно в письменном виде. После этого следует дать сотруднику полную свободу принятия решений с абсолютной материальной и моральной ответственностью за их последствия. Тем, кто из трусости боится такой ответственности, кто старается возложить вину за провалы в работе на некие неучтённые обстоятельства, не место в вашем коллективе. Принцип персональной ответственности должен стать краеугольным камнем в ваших взаимоотношениях с подчинёнными. Вам необходимо также принять во внимание, что «избранному» сотруднику совмещать внедрение проекта автоматизации с любой другой деятельностью в типографии скорее всего не удастся. Поэтому приготовьтесь к тому, что он должен весь свой рабочий день полноценно посвящать порученному делу. К основным поручаемым такому сотруднику задачам следует отнести: наполнение справочников, разработку инструкций по работе сотрудников типографии с программой, обучение персонала, взаимодействие с разработчиком программы и оптимизацию ПО под ваши бизнес-процессы.

3. Обязательно найдутся люди, которые воспримут в штыки происходящие в компании изменения. С незапамятных времен изобретатели новой техники и технологий сталкивались с людской косностью и нежеланием работать в новых условиях. За дружбу с «нечистой силой» новаторам отрубали головы, их сжигали на костре и объявляли сумасшедшими, вдребезги разбивали изобретенные ими ткацкие станки, ограничивали скорость первых автомобилей до 5 км в час. Первые самолеты и телефоны называли ничего не стоящими игрушками, а идею электрического освещения — «глупейшей выдумкой». В наше время мало что изменилось — новаторов по-прежнему не особенно жалуют, и не всегда они встречают любезное к себе отношение. Поэтому нелояльных к вашему нововведению работников будет достаточно. Они будут делать всё, чтобы ваша реформа провалилась. Например, будут вас уговаривать ничего не менять или нарочно будут заносить неверные данные в программу, либо делать это не полностью и с запозданием. Решить эту проблему очень просто. Освободить от работы того, кто является организатором саботажа проводимых реформ.

Если вы не знаете, откуда дует ветер, сделайте так. Соберите работников. Спросите: «Кто из вас против проведения реформ и почему?» Скорее всего кто-то ответит: «Да мы все тут против, никому не нужна ваша белиберда». Берите его и увольняйте. Уверяю вас, такой приём достаточно эффективен, а оставшиеся сотрудники постепенно втянутся в работу и перестанут вставлять палки в колеса. Поэтому соблюдайте очень важное правило, а именно решительно, как можно быстрее расставайтесь с организаторами саботажа проведения реформ.

4. Чаще проводите презентацию программного продукта. Лучше сто раз увидеть, чем один раз услышать. Ваши сотрудники должны понимать — автоматизация в первую очередь упростит жизнь им. Превратите их из противников в поборников ваших реформ. Поощряйте тех, кто искренне старается освоить программный продукт. Пропагандируйте те выгоды, которые они могут получить от его практического использования. Не пугайте сотрудников возможностью их увольнения в случае успешного внедрения. Убеждайте их, что все останутся на своих местах — ведь производственные мощности типографии будут расширены. Людей ведёт за собой не сила печатного, а наполненная огненной страстью энергия устного слова. Зажигать сердца, пробуждать энтузиазм и воодушевляться самому можно лишь благодаря бьющему в цель меткому устному слову. Все известные нам пророки, религиозные иерархи, военачальники, выдающиеся политические лидеры достигали поставленной цели не посредством невнятного бормотания призывов к каким-либо решающим действиям, а благодаря своему ораторскому искусству, усиленному соответствующей жестикуляцией. Завораживающее воздействие на сотрудников нарисованных вами картин лучшей жизни в случае освоения программы — вот тот питательный бульон, та духовная сила, которая подвигнет ваших сотрудников отречься от старых представлений и с энтузиазмом взяться за практическое освоение программного продукта. Устное слово всегда было, есть и будет знаменосцем и главным двигателем всех прошлых, настоящих и грядущих успехов руководителя любого уровня. Ваша задача — создать такие условия, при которых внедрение ПО было бы желательным для сотрудников делом. В крайнем случае сделать так, чтобы легче выполнить предписания руководства, чем их нарушить, поскольку нарушение этих предписаний может серьёзно осложнить им жизнь. Политика кнута и пряника — старый, испытанный и действенный приём. Но используйте его в отношении только колеблющихся. Немаловажное значение имеет и кропотливая работа с людьми, например, с улыбкой на лице в доброжелательной манере объясняйте, на какие кнопки клавиатуры нажимать и что они означают, на конкретном примере наглядно показывайте, как АСУ поможет облегчить всем жизнь.

Важной составляющей успешного внедрения автоматизации работы типографии является безусловное доведение до конца начатого дела и выполнение обещаний

5. Другой важной составляющей успешного внедрения автоматизации работы типографии является безусловное доведение до конца начатого дела и выполнение обещаний. Нельзя придумать ничего более худшего, чем, начав одно дело, затем перекинуться на другое, потом на третье и т. д. Такое бестолковое метание может иметь результатом либо плохое качество работы, либо полный провал всех начатых дел, неоправданные потери труда и средств. Нет ничего печальнее картины недостроенных зданий и сооружений, вызывающих ассоциации с их разрушениями после бомбардировок. Афоризм «Начал делать доброе дело — делай его до конца» должен стать основополагающим принципом каждого серьёзного руководителя и, наконец, просто обычного человека. Незаконченное дело равносильно невыполненному обещанию. А невыполненные обещания — это потеря авторитета, уважения, вплоть до презрительного к себе отношения.

В завершение хотелось бы отметить, что каждый собственник и управленец типографии должен со всей очевидностью уяснить для себя, что автоматизация работы типографии — это неизбежный процесс, своего рода столбовая дорога, диктуемая логикой развития постиндустриального общества. И поэтому, если он не хочет оказаться в числе аутсайдеров, должен принять все меры для перевода своей типографии на отвечающий вызовам времени технический уровень, в котором наибольшую роль и значение будет иметь автоматизация производственных процессов.

Об авторе: Руслан Галифанов (mdm@mdmprint.ru), генеральный директор «МДМпринт».

* В статье выражено личное мнение автора, не во всём совпадающее с мнением редакции Publish. Обычно мы публикуем подобные статьи в рубрике «Форум», однако на этот раз посчитали, что это мнение будет хорошей отправной точкой для темы номера — ведь оно построено на собственном (и немалом) опыте автора. Мы также посчитали полезным сохранить краткий и далеко не полный перечень существующих полиграфических АСУ, которые приводит автор. К сожалению, найти специалиста, который бы сумел провести полный и объективный сравнительный анализ существующих на рынке решений в силу их сложности просто невозможно. Пусть у читателей, которые ещё только задумываются об автоматизации, будут хоть какие-то ориентиры. Желающие подискутировать на тему автоматизации могут задать вопросы автору напрямую или написать в редакцию Publish.