Практический опыт внедрения АСУП и W2P в цифровую типографию

Доступ к ПЭ возможен с разных устройств

Ещё около месяца ушло на доводку системы автоматического списания всех расходных материалов и быстро изнашиваемых запчастей под конкретные заказы. Был отлажен алгоритм нормирования и учёта себестоимости всех расходных материалов: тонеров ЦПМ, плёнок для ламинирования, обложек Metalbind, скрепок и скоб из проволоки в бобинах, металлических и пластиковых пружин, фольги для тиснения, клише, вырубных штампов и т. п. В ризографии учли не только краски, но и расход мастер-плёнки в зависимости от формата печати, а также затраты на распечатку оригинал-макета на принтере или ЦПМ (из-за отсутствия компьютерного интерфейса первый оттиск для наших дупликаторов печатается отдельно).

Был создан механизм фиксации в ПЭ замены запчастей и расходных материалов под конкретное оборудование (с параллельным списанием со склада), а также сервисного обслуживания оборудования. Теперь сотрудник типографии или наладчик может отмечать в АСУП замену каждой детали с фиксацией времени и показаний счётчика машины. Это создало предпосылки для автоматического учёта влияния затрат на запчасти и сервис на себестоимость заказов, а также поможет сбору аналитики для оценки работы оборудования и сервисных фирм.

Экспорт документации из АСУП

В течение июня-июля были отлажен экспорт из ПЭ всевозможных отчётов и другой бумажной документации в MS Word и Excel: стандартных требований-накладных на покупку, перемещение или списание материалов и товаров; заявок с заполненными данными заказа для визирования сотрудником типографии, клиентом и его руководством; техкарт заказа, путешествующих с полуфабрикатами по цехам типографии; заполненных этикеток для упаковок с готовой продукцией; счетов и калькуляций для заказчиков и т. п. Все эти документы должны были иметь стандартный, утверждённый госорганами вид и автоматически распечатываться с заполнением всех полей одним щелчком по кнопке в ПЭ.

Экспортируемые из ПЭ бумажные документы

Мы ещё раз порадовались выбору разработчика, который за считанные дни настраивал в АСУП экспорт всех наших документов по предоставленным шаблонам, создавал соответствующие новые пункты в меню программы. Не хочется даже представлять, что бы было с нашими требованиями, если бы мы купили готовый коробочный продукт с набором галочек для индивидуальной настройки пользователями. Даже бы если в программе было 200 таких галочек, то, во -первых, поди в них разберись самостоятельно (без оплаты консультаций на почасовой основе), а во -вторых, по закону подлости обязательно потребуется какая-либо несуществующая функция и придётся месяцами ждать создания под неё 201-й кнопки, оплачивая эту работу по тройному тарифу.

Дольше всего пришлось ждать реализации экспорта материального бухгалтерского отчёта из ПЭ. В процессе его внедрения нам пришлось трижды перезапускать учёт материалов в АСУП, вводить остатки материалов на склады в ПЭ по состоянию на 1 апреля и 1 мая, а также корректировать вручную данные по складу на 1 июня. Причиной тому оказалась исключительная сложность требуемого нам отчёта. Судите сами — вот задачи, решённые в процессе реализации этого отчёта.

Использование учётных артикулов материалов, назначенных бухгалтерией с ошибками (различающими для одного и того же материала в разных партиях или дублируемыми на разных товарах). Конечно, новые закупаемые товары мы вводим с корректными артикулами. Но пока склад содержит товары со старыми артикулами, нам от этого не легче.

Некорректное отражение по бухгалтерии некоторых однотипных материалов. Например, цветные тонеры для ЦПМ числятся там как абстрактная «цветная краска», без разделения на цвета красителей. У нас же в АСУП, разумеется, всё вносилось и учитывалось отдельно для каждого цвета. Поэтому разработчику пришлось создать механизм слияния нескольких материалов, заведённых в ПЭ индивидуально, в один общий «материал по бухучёту», чтобы не исказить существующую отчётность. Причём это слияние и разделение должно было происходить автоматически без участия человека. Со временем, когда будет израсходован весь складской запас условного «цветного» материала, мы также уйдём от этой неопределённости, будем всё проводить и по бухгалтерии только в конкретных товарных позициях.

Реально используемым в типографии материалам необходимо сопоставить учётные материалы, поставляемые в оптовых единицах. Например, по бухгалтерии необходимо точно отслеживать судьбу бумаги в большом формате 64×90 см, хотя она в реальности порезана и использовалась в форматах А4 и А3, фольгу для тиснения или плёнку для ламинирования — в рулонах, хотя на заказы она списывается в квадратных и погонных метрах.

Все списания материалов в отчёте следует выводить сгруппированными на бюджетные, внебюджетные и коммерческие категории, в каждой из которых заказы комплектовать в пять групп по видам продукции (визитки, листовая, многополосная, блокноты на пружине, широкоформатная продукция). Таким образом, по вертикали отчёт должен содержать 15 строчек, в первой колонке которых выводился через запятую список номеров заказов, подпадающих под вышеприведённую классификацию.

В отчёт должны включаться или не включаться заказы, удовлетворяющие ряду специфических требований типографии, и АСУП должна иметь необходимые механизмы для отражения и работы с такими случаями.

Материальный отчёт должен быть сформирован автоматически в файле Excel в ранее устоявшейся в ВШЭ форме с необходимой группировкой и раскраской ячеек. По горизонтали отчёт содержал все числящиеся в типографии учётные материалы, сгруппированные и раскрашенные в определённые цвета по видам (бумага, тонеры, проволока, обложки и т. п.), а по вертикали — вышеназванные группы заказов, на которые списывались эти материалы в течение месяца.

Материальный отчёт в Excel в системе ПЭ генерируется автоматически

Параллельно с механизмом получения материального отчёта в один клик (вместо нескольких дней расчёта данных в таблицах Excel) мы поправили многие организационные процессы в типографии, заставили сотрудников учитывать и корректно отражать расход материалов на заказы, обнаружили и устранили скрытые места потерь материалов. Также мы увидели недостатки прежней формы отчётности и подготовили аргументированные предложения для центральной бухгалтерии вуза. Думаем, что внедрение АСУП принесёт ещё много таких полезных сюрпризов и в итоге сделает всю работу типографии прозрачной, предсказуемой и легко управляемой.

Внедрение АСУП на других участках типографии

С середины июня началось постепенное внедрение АСУП на копировально-множительных участках типографии, расположенных в других десяти зданиях НИУ ВШЭ. Для этого потребовалась предварительная индивидуальная настройка программы под особенности каждого участка. Даже ценообразование копировально-множительных операций проводилось по своим алгоритмам, так как в небольших принтерах и МФУ, которыми были оснащены маленькие участки типографии, использовалась в основном печать на бумаге формата А4, в то время как на производственном участке с большими ЦПМ все листы загружались, как правило, только в формата SRA3 или А3.

Пришлось также создать индивидуальные шаблоны заказов для каждого участка, так как они все имели разный набор оборудования и, соответственно, ассортимент выпускаемой печатной продукции. Разработчики ПЭ организовали разграничение доступа по необходимым критериям для сотрудников типографии на разных участках таким образом, чтобы они видели только необходимую им для работы информацию (без загромождения экранов компьютеров лишней информацией, не входящей в сферу их ответственности) и в то же время могли грамотно взаимодействовать друг с другом.

В итоге сейчас любой заказ может быть принят в работу на одном участке типографии, выполнен на другом, а готовая продукция — отгружена заказчику уже на третьем. Это решается открытием доступа сотрудников на конкретные заказы администраторами АСУП, которыми являются все руководители типографии. Единая система CRM позволяет всем менеджерам типографии быть в курсе истории контактов и проблем, созданных конкретными заказчиками на любых её участках, что позволяет накапливать информацию и не повторять одинаковые ошибки в дальнейшем. Такой доступ у сотрудников может быть отключён администраторами ПЭ, если это расходится с установленной политикой взаимоотношений менеджеров и клиентов типографии.

Учитывая низкую квалификацию персонала и слабую компьютерную грамотность на маленьких участках (некоторые из наших сотрудников близки к пенсионному возрасту), на этой стадии пришлось немного повозиться над дальнейшим упрощением интерфейса программы и большей автоматизацией типографских процессов в ПЭ. Мы ещё раз оптимизировали шаблоны расчётов, механизмы выполнения производственных операций в программе. В результате сейчас работа в ПЭ не представляет труда даже для сотрудников, которые впервые сели за компьютер.

Внедрение W2P

Летом 2016 г. типография НИУ ВШЭ наконец получила право оказывать платные услуги студентам и сотрудникам вуза. Пока шёл процесс согласования и утверждения соответствующих документов, мы задумались о необходимости привлечения новых заказчиков. Учитывая, что основной их контингент должны составить молодые люди, которые «на ты» с интернетом, мы совместно с разработчиком нашей АСУП решили создать в ПЭ специальный модуль для обмена информацией и работы с интернет-сайтом типографии по технологии web-to-print (W2P).

Согласно принятой концепции реализации W2P, основная роль у нас отводится АСУП. Специально созданный механизм в ПЭ позволяет создавать шаблоны видов продукции для сайта W2P (по аналогии с обычными шаблонами расчёта), в которые включаются все необходимые производственные операции (печать на ЦПМ или ризографе, ламинация, тиснение, брошюровка, резка и т. п.). Для каждого вида продукции можно задать свой перечень возможных форматов, категорий тиража и типов бумаги, заполнить текстовое поле для описания на сайте, поставить ссылки на иллюстрации и выбрать режим его отображения на сайте.

W2P-интерфейс интегрирован с ПЭ

Все активные шаблоны W2P с заполненными в ПЭ данными автоматически отображаются на сайте типографии в виде списка в меню и отдельных страниц с указанным названием, описанием и картинками продукции, а также всеми необходимыми полями (текстовыми или списками параметров для выбора) для ввода параметров при расчёте заказа. После того как посетитель сайта заполнит информацию о своём заказе и нажмёт кнопку «рассчитать», все введённые им данные импортируются в АСУП, где произойдут автоматический внос данных в соответствующие поля ПЭ и расчёт стоимости заказа. Полученная расчётная цена мгновенно экспортируется обратно на страницу сайта и отобразится в итоговом поле для заказчика. Несмотря на сложность алгоритмов экспорта-импорта, нам удалось добиться быстродействия системы с момента нажатия посетителем кнопки «рассчитать» до получения им итоговой цены до 0,1 с. Этому способствовало также расположение АСУП и сайта на одном физическом сервере (внутри типографии или выделенном виртуальном, неважно).

Преимуществами такого решения мы видим:

• возможность автоматического расчёта цены практически любого заказа, с произвольными тиражами, форматами и т. п. Существующие W2P-решения обычно менее гибки в этом отношении;
• возможность самостоятельного создания и редактирования типов продукции (используемых видов бумаги, форматов, технологических операций и т. п.), с отображением на сайте, сотрудниками самой типографии, без привлечения разработчиков W2P-решения;
• отсутствие необходимости отдельного администрирования W2P-сайта типографии. Любые изменения в АСУП (например, изменение стоимости бумаги или формул расчёта в ПЭ) автоматически отображаются на работе сайта. Исключение ошибок параллельного редактирования;
• автоматическое создание технологической карты и постановки заказа в работу, благодаря тесной интеграции W2P-технологии с АСУП, что позволяет сотрудникам выполнять поступающие из интернета заказы без дополнительного участия менеджеров и руководителей типографии;
• независимость от сторонних фирм и отсутствие необходимости отчислений за привлечённые заказы из интернета, как при аренде ПО W2P (решениях SaaS). После оплаты лицензии модуль W2P, как и АСУП, становится собственностью типографии и располагается на её серверах вместе со всеми её данными.

После отладки механизма W2P в ПЭ нам предстоит создать новый сайт типографии со всеми необходимыми W2P-модулями: регистрации и входа пользователей, выбора и расчёта полиграфических заказов, онлайн-конструктором макетов и механизмом загрузки файлов от заказчиков, онлайн-оплаты и доставки готовой продукции. Эта работа очень сложна и может занять несколько месяцев, но в любом случае мы намерены довести её до конца. Некоторые элементы системы W2P у нас готовы уже сейчас. В частности, кроме вышеописанного механизма онлайн-расчёта стоимости заказов в недрах АСУП, был создан веб-конструктор макетов для простой листовой продукции (визитных карточек, листовок, открыток), который автоматически генерирует макеты в формате PDF и передаёт их на печатный участок типографии. Осталось доделать остальное и объединить всё в единую стройную систему.

В связи с началом платных работ для студентов нам необходимо к началу учебного года настроить все типографские процессы для работы с коммерческими заказами, начиная от организационных моментов (обучить персонал, отладить оформление необходимой бумажной и финансовой документации и отчётности) и завершая корректировкой ценообразования под рыночные условия и создания нового сайта типографии. Конечно, внедрить полноценную технологию web-to-print в такой сжатый срок невозможно, но мы надеемся существенно продвинуться в этом направлении уже в ближайшее время. Впереди будет много интересной и сложной работы…