Какую выгоду даёт внедрение АСУП?

Только считанные единицы имеют работающие АСУ на своём производстве и/или систему онлайн-продаж полиграфической продукции через интернет. Увы, 95% типографий ничего не делает, ограничиваясь обсуждением и критикой решений разных разработчиков. Время идёт, ситуация не меняется, если не считать постоянно расширяющегося разрыва между несколькими лидерами, по понятным причинам не афиширующими свои успехи, и всеми остальными.

Введение

В этой статье я приведу своё видение этой ситуации по результатам посещения передовых типографий, внедривших автоматизированные системы управления производством, и общения с теми, кто близок к этим идеям. Думаю, что имею на это основания после успешного внедрения ПО «Принт-Эксперт» и создания web-to-print-сайта в типографии ВШЭ. Желающие могут подробнее ознакомиться с процессом их внедрения в моих колонках в журналах Publish № 6, 9, 2016; 1/2, 2017.

Хотел начать статью с истории развития технического прогресса ещё со времен Адама Смита, четырёх мировых промышленных революций, но решил сэкономить место. Ограничусь лишь выводом о неизбежности автоматизации современного полиграфического производства и продаж. Думаю, все понимают, что автоматизация случится независимо от мнений руководителей типографий. И перед ними стоит лишь выбор: сесть в этот «поезд эволюции» или остаться «на перроне».

Основные причины, почему руководители полиграфических предприятий откладывают внедрение АСУП «на потом», вижу две.

Первая — боязнь потратить много сил, времени и средств и не суметь достичь результата.

Такая опасность существует. Моя рекомендация здесь такая же, как и при покупке оборудования, — не поддавайтесь на рекламу, выбирайте реально и качественно работающее ПО. Пусть оно будет современным и открытым для дальнейшей модернизации и интеграции со сторонними решениями. Говорите не только с разработчиками, но и с теми, кому удалось успешно внедрить АСУП у себя на производстве. Лично посмотрите, что достигнуто на их предприятиях. Примеров неудач много, но и комплексно автоматизированные типографии существуют.

Вторая — сомнения в экономическом эффекте от инвестиции в АСУП. Руководители не уверены, что затраты окупятся. Действительно, сложно посчитать прямую материальную выгоду от автоматизации, учитывая, что сама по себе АСУП — не панацея и без дополнительных вложений в продвижение, грамотное ценообразование, обучение кадров, натаскивание менеджеров и т. п. мало что даст. А если всё получится, то сложно вычленить вклад АСУП в общий успех предприятия. Поэтому остальную часть статьи потратим на то, чтобы развеять сомнения.

Выгоды автоматизации системы управления

Попробую привести аргументы в пользу автоматизации на основании своего личного опыта, начав с факторов, которые трудно измерить деньгами.

АСУП служит катализатором реформ всего предприятия | Начав с внедрения АСУП, типографии следующим этапом обычно улучшали свои организационные и технологические процессы, политику ценообразования и кадровую, систему учёта и многое другое. Во всех знакомых мне случаях внедрения АСУП одно цеплялось за другое, и предприятие совершенствовалось всесторонне, но начиналось всё всегда именно с внедрения АСУП.

Типография ВШЭ уже через два месяца после начала внедрения АСУП была готова работать по-новому. Но после того как менеджеры начали рассчитывать стоимость заказов в «Принт-Эксперт», обнаружились огрехи в наших прайс-листах (несбалансированность стоимости отдельных операций, скачки цен на разных тиражах и т. п., что невозможно было увидеть в файлах Excel, которыми мы пользовались раньше), и потребовалось некоторое время, чтобы исправить ошибки и привести наши цены к среднерыночному уровню. Далее родилась идея создать упорядоченную систему скидок разным категориям заказчиков, потом — исправить несовершенство бумажных отчётов, затем — отладить чёткие взаимоотношения между разными участками типографии в единой программе, дополнить материальную часть автоматическим списанием материалов на конкретные заказы и т. д., и т. п. В итоге полное внедрение «Принт-Эксперт» растянулось почти на полгода, а с учётом создания w2p-сайта — на девять месяцев. Но зато в итоге типография ВШЭ полностью изменилась, привела в порядок и оптимизировала различные свои процессы и отчётность, до которых годами «не доходили руки». И если сказать честно, генерация и реализация идей по совершенствованию типографских процессов изредка происходит и сейчас. Спасибо разработчикам «Принт-Эксперт» за быструю реакцию, когда они реализуют любые наши задумки в течение считанных дней. (Недавно, например, в АСУП был встроен почтовый клиент, и сейчас вся почта может пойти через общую систему, но это отдельная история.)

Сплочение коллектива типографии — важное последствие внедрения АСУП | Понятно, что сама по себе АСУП не заставит печатную машину печатать быстрее и не пригонит вал заказчиков. (Хотя при правильном использовании может улучшить имидж предприятия и сократить время простоев оборудования.) Но наша практика показывает, что автоматизация системы управления всегда существенно улучшает микроклимат в коллективе и, уже как следствие, повышает технические возможности организации и даёт хороший финансовый результат.

Редкий человек нравится всем. Люди склонны взаимодействовать и помогать тем, кто им нравится, и сторониться тех, кто не нравится. Единая информационная среда в АСУП же, обезличивая взаимодействие между сотрудниками, подчинённым и руководителем, уменьшает влияние личных симпатий и антипатий людей. Каждый работник автоматизированного предприятия видит на своем компьютере список предстоящих заданий и выполняет их, фиксируя свои действия в программе. Другие сотрудники, видя эти данные, также выполняют свою часть работы, практически не контактируя друг с другом. Программа задаёт последовательность действий и не пропускает незамеченными ошибки людей. Действия каждого фиксируются, что исключает споры: кто сделал брак, кто прав или виноват? Зарплата и премии сотрудникам, комиссии менеджерам рассчитываются автоматически и исключают субъективизм руководителей. Фирма начинает работать как единый организм, не завися больше от настроения участников процесса.

Рис 2. Отчёты: финансовый и по технологическим операциям

Удобный мониторинг и анализ для руководителя, позволяющий принимать выверенные решения для развития предприятия | АСУП позволяет мгновенно получать отчёты по ситуации на предприятии, по текущим и перспективным заказам, финансовой ситуации, работе менеджеров, загрузке оборудования и другим срезам работы предприятия за любой заданный отрезок времени. Можно, например, посмотреть, какое количество входящих заявок превращается в реальные заказы, и проанализировать причины. По итогам — наказать или поощрить конкретных сотрудников, изменить цены на определённые виды продукции или технологические операции, закупить новое оборудование, выйти на новые рынки, изменить рекламную политику. Вся деятельность типографии начинает проходить перед глазами руководителей, «на кончиках их пальцев». Ответственные сотрудники избавляются от рутины и занимают своё время более важными, стратегическими вопросами. Всё это приносит огромные дивиденды и буквально помогает решать судьбу предприятия.

Ответ на вызов времени | Теперь давайте отвлечёмся от высоких материй и приведём конкретные примеры финансовой отдачи от внедрения АСУП. Начнём с объективного факта — изменения рыночной ситуации в нашей отрасли.

Как видите (рис. 3), последние годы отличаются уменьшением тиражей с одновременным ростом номенклатуры заказов и объёмов печати как в материальных (листопрогонах), так и в финансовых показателях. Конкуренция на рынке растёт, средний чек заказов падает, требования к отчётности со стороны фискальных структур увеличиваются. Соответственно, количество необходимых действий и оформленных документов разными сотрудниками типографии в расчёте на каждый заработанный рубль постоянно растёт, а маржа падает. Жить по-старому в таких условиях становится всё сложнее.

Рис 3. Тенденции в полиграфии (средние тиражи — количество продукции в листах и деньгах)

Нагрузка на руководителей типографий растёт пропорционально росту числа заказов и рабочих процессов. Современному предприятию приходится быть всё более универсальным, управляться с разными печатными (включая офсет, широкоформатную и цифровую печать) и послепечатными технологиями, решать вопросы привлечения заказчиков, доставки и рассылки продукции. Кроме типовых полиграфических услуг, заказчики просят помочь с дизайном и допечатной подготовкой заказов, комплектацией разнородных продуктов и другими услугами, которых раньше не было. Сочетание всех этих факторов вызывает увеличение количества ошибок, особенно если типографии приходится вести и учитывать рабочий процесс в разных системах: таблицах Excel, бухгалтерских программах, программируемых веб-сайтах, клиентских программах CRM, складских базах данных и в полуручном режиме импортировать/экспортировать информацию между ними. А каждая ошибка, учитывая высокую конкуренцию на рынке, может привести к большим убыткам и потере заказчиков.

Рис 4. Печатные формы типографии ВШЭ, экспортированные из АСУП

Эпоха «считанных заказов» сменилась ситуацией «сотен заказов в день». Не все могут справиться с этим, и разрыв между успешными и стагнирующими типографиями расширяется день ото дня. Именно поэтому мы часто слышим о закрытиях и поглощениях в отрасли. Ответ на вопрос: «Что надо сделать, чтобы преуспеть в бизнесе и привлечь больше заказов в типографию, сохранить квалифицированный персонал, лучших ваших клиентов» очевиден.

Как посчитать эффект от АСУП в деньгах?

На личном практическом опыте могу сказать о крайне высокой эффективности АСУП и возврате всех инвестиций в её внедрение уже в первые месяцы работы типографии по-новому. Так, в течение первого же года после начала внедрения ПО «Принт-Эксперт» типографии «Вива-Стар», «Полигранд», «Аврора-принт», «Мир Пакета», «Вишнёвый пирог», полиграфические подразделения МГУ и ВШЭ увеличили свои финансовые обороты на 50–100% и продолжили свой рост далее. Конечно, нельзя сказать, что успехи этих типографий обусловлены только внедрением АСУП, но факт есть факт, и это сложно объяснить случайным совпадением.

Общеизвестно, что для увеличения прибыли типография должна сократить издержки или увеличить доходы без столь же сильного увеличения затрат и расширения штата. Поэтому, на мой взгляд, есть три хороших показателя для оценки эффективности АСУП:

1. Увеличение дохода в расчёте на одного сотрудника.

2. Увеличение количества заказов, проходящих через типографию в единицу времени (соответствие требованию рынка).

3. Добавление новых продуктов и услуг.

Рассмотрим их подробнее по отдельности.

Увеличение дохода на одного сотрудника | Экстенсивный рост за счёт наращивания штата и парка оборудования не всегда приводит к успеху. Расходы могут превысить доходы, и рано или поздно такое развитие закончится плачевно. Подобная ситуация у меня была в первые годы работы в МГУ. Только после внедрения АСУП в 2009 г. стала видна полная картина, и мы начали быстро выправлять ситуацию и закрывать долги предыдущих периодов. Но, к сожалению, мне не хватило времени для решения этой задачи и создания успешного предприятия, а последователи свернули реформы и закрыли предприятие.

АСУП экономит рабочее время всех сотрудников типографии, начиная с директора и заканчивая курьером или работником послепечатного цеха. После внедрения «Принт-Эксперт» в МГУ менеджеры, дизайнеры, бухгалтеры, технологи, начальники цехов и другие ответственные сотрудники получили мгновенный доступ к информации о всех заказах, о происходящем на всех рабочих местах, наличии материалов на складах, фактах оплатах клиентов и другой необходимой им информации. Прекратились лишние звонки, разговоры, беготня по цеху, отвлечение других людей от работы.

Печатные формы (счета, калькуляции, техкарты, отгрузочные документы, этикетки и др.) создавались мгновенно на требуемых рабочих местах, а кое-где получилось совсем уйти от бумажной документации. В типографии «Вишнёвый пирог» после интеграции в систему нескольких разных w2p-сайтов резко возросло количество почтовых отправлений заказчикам, и только перевод комплектовки (сотен единиц продукции в день) в АСУП со сканированием штрихкодов техкарт позволил справиться с этой проблемой без увеличения штата и площадей.

Отдельная история — составление отчётов в типографии ВШЭ. Раньше этим занималось несколько человек по три-четыре дня (причём без гарантии достоверности этих отчетов) в месяц, сейчас это делает за один день один сотрудник в АСУП за все девять участков типографии, параллельно проверяя ввод информации в систему всеми сотрудниками и исправляя их ошибки.

По моим самым скромным оценкам, АСУП экономит 15–20% рабочего времени сотрудников. Типография может сократить штат либо перенацелить людей на выполнение новых задач. Финансовый эффект только от этой статьи (можете самостоятельно прикинуть долю от своего ФОТ) может составить шестизначную сумму в год. И это без учёта экономии за счёт снижения брака и сокращения случаев срыва сроков. А ведь иногда только одна ошибка может стоить всех затрат на внедрение АСУП.

Увеличение количества заказов и оперативность работы типографии | С помощью современной АСУП расчёты стоимости продукции выполняются прямо во время телефонного разговора, и заказчик получает ответ до того, как закончит свою фразу с ТЗ. Счета, КП, калькуляции, договора печатаются или отправляются по почте автоматически. А это означает, что освободившееся время менеджеры могут потратить на поиск и обработку новых заказов. Вероятность размещения заказа клиентом выше, когда он сразу получает цену, так как многие не хотят тратить своё время на дополнительный поиск ради небольшой экономии. Менеджеры получают от АСУП возможность быстро считать заказы, видят всю историю контактов и подробную информацию о клиентах, напоминания о необходимости сделать плановый звонок и увеличивают свою эффективность. Воронка продаж расширяется и неизбежно приводит к увеличению принятых заказов.

Наша АСУП «Принт-Эксперт» позволяет корпоративным заказчикам самостоятельно вводить или импортировать в неё свои заказы. Программа автоматически разнесёт и оформит сотни заказов и разметит их в производство без участия менеджеров.

Отдельная тема — технология web-to-print, когда конечные заказчики сами вносят в систему всю информацию о своём заказе оплачивают и контролируют процесс выполнения заказа удалённо через интернет. В этом случае рост числа принятых заказов может быть неограниченным, система способна принимать сотни и даже тысячи заказов, компоновать сборные спуски и отправлять их на печать.

Рис 5. Web-to-print-сайт типографии ВШЭ на базе АСУП «Принт-Эксперт»

АСУП позволила типографии ВШЭ начать оказывать платные услуги студентам нашего вуза, грамотно и быстро оформляя их заказы, выписывать чеки и не тратить много времени на выполнение огромного количества мелких работ. Наши сотрудницы, ранее не имевшие дело с физ. лицами, сейчас в одиночку выполняют до 50 заказов в день! Пожилые женщины не только принимают и рассчитывают стоимость, но полностью выполняют заказы: оформляют товарные акты и чеки, принимают безналичную оплату, изготавливают продукцию (копирование, сканирование в файл, печать тетрадей, брошюр на пружине или дипломов в твёрдом переплёте), отмечают выполнение всех технологических операций в системе, которая списывает материалы на каждый заказ. Около 5% заказов поступают к нам в автоматическом режиме с сайта. Никто бы из наших сотрудников не поверил, что сможет так работать до внедрения АСУП, когда даже расчёт стоимости в Excel ставил их в ступор.

Добавление дохода от новых продуктов и услуг | По мере увеличения спроса типографии вынуждены добавлять в свои предложения новые услуги и продукты. Комплектное обслуживание привязывает клиентов и является хорошим способом увеличения прибыли типографий. Новыми услугами могут быть экспедиция и рассылка готовой продукции, новые способы печати и отделки, сувенирная продукция, широкий формат и многое другое. Заказчику, пришедшему за печатью флаеров, типография может дополнительно продать баннеры и вывески, бумажные пакеты и календари, фирменные сувениры и фотоальбомы для предстоящего мероприятия.

Хорошая АСУП позволяет быстро включить новые услуги в общий рабочий процесс предприятия, открывать новые участки, присоединять технологические операции, добавлять материалы и расчёты в существующую единую информационную сеть. И даже эффективно поглощать сторонние бизнесы…

Любая из таких возможностей потенциально может окупить все вложения предприятия во внедрение АСУП. Ярким примером в этом может служить типография «Вишнёвый пирог», внедрившая АСУП за первую половину прошлого года и поглотившая после этого четыре другие типографии (24 print, «Студия 52», «Лемон-принт» и «Грин-В»), купившая и эффективно начавшая эксплуатировать множество нового оборудования.

Одним из важнейших достоинств современной АСУП является открытая архитектура и возможность интеграции через API-протоколы с существующими у предприятия web-to-print-сервисами и интернет-магазинами. В частности, «Принт-Эксперт» может быть интегрирован со старыми АСУП (например, «Аплер»), бухгалтерией 1С, кассовыми аппаратами и эквайринговыми платёжными терминалами, любыми web-to-print-решениями (например, PixlPark), интернет-магазинами и «самописными» сайтами типографий, почтовыми клиентами, IP-телефонией и т. п.

В заключение повторюсь: автоматизация — это естественный путь развития типографии. Выжить по-другому в быстро меняющейся рыночной ситуации невозможно. Не надо бояться этого процесса. Тщательно выбирайте поставщика АСУП и беритесь за дело. Процесс внедрения продлится несколько месяцев, и хотя это будет очень трудное время для руководителя типографии, все затраты окупятся сторицей.