Автоматизация:ожидания vs реальность

Существующая сегодня конкурентная ситуация на рынке диктует владельцам бизнеса новые правила, требуя от современных производств, помимо качества и скорости, и сервиса. В такой момент именно автоматизация становится главной точкой роста производительности труда и снижения затрат, благодаря быстрому расчёту стоимости заказов и ускорению цикла получения денег. Такая система окупается в довольно короткие сроки, поскольку приносит выразительный экономический эффект*. Как любое нововведение, автоматизация несёт определённые ожидания от её использования и фактические результаты, которые получают в процессе и после внедрения.

Вопросы, которые нужно задать

Кому нужна автоматизация? Чаще всего инициа тором проекта является собственник, иногда исполнительный директор или дальновидный руководитель отдела продаж. Зачастую на практике все три функции совмещены в одном лице. И это оптимальный вариант, так как чаще всего именно собственник видит стратегию развития предприя тия и понимает истинную пользу автоматизации. Кроме того, только руководитель способен верно расставить приоритеты и решить затруднения, возникающие в ходе реализации проекта. Также от статуса и полномочий руководителей зависит и отношение сотрудников предприятия к новому проекту. В случаях, когда внедрение автоматизации переключается на линейных исполнителей, никакого результата может и не быть, так как у рядового сотрудника может не хватить стратегического понимания, полномочий или знаний, чтобы решить все вопросы, возникающие в процессе внедрения. Поэтому шансы на успех выше при непосредственном участии руководителя на всех этапах внедрения.

Для чего нужна автоматизация? Практика показывает, что довольно часто при помощи проектов автоматизации пытаются решить проблемы управляемости предприятия. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем, но они его не заменят. И если нет определённых правил и порядка в организации работы предприятия, то было бы наив но ожидать, что сама по себе автоматизация что-то решит. Система автоматизации помогает облегчить, поддержать и упорядочить управление, но не может заменить его полностью.

А вот если руководитель настроен улучшить имеющуюся систему ведения заказов и расчётов и готов посвятить этому вопросу некоторые силы и время, то обязательно всё получится. При этом перед ним в процессе интеграции появятся много интересных вопросов, на которые он сможет найти грамотные ответы. Давайте основные из них рассмотрим подробнее.

НАЙТИ ОТВЕТЫ

Отсутствие понимания стоимости каждой операции

Любой программный продукт работает с конкретными цифрами. Если, работая в Excel, можно очень творчески подходить к назначению стоимости продукции, то для автоматизации расчётов необходима точная и обоснованная стоимость операции. Также необходимо понимание методики расчёта её стоимости. Потому как для ручного расчёта, может, и допустимо назначение цены, основываясь на пыльных прайсах или случайно увиденных у конкурентов ценах. Правильный же расчёт цены требует назначения стоимости операции, варьирующей от тиража, красочности, площади, цены материалов или каких-то других измеряемых величин. Пусть этот этап не пугает, ведь процедура внедрения системы автоматизации проходит в тандеме с опытным сотрудником, цель работы которого как раз и состоит в том, чтоб наконец-то настроить производственно экономические механизмы и показатели.

Время и ресурсы для внедрения

Программа настраивается исходя из запросов клиентов, поэтому эти запросы должны быть чётко сформулированы руководством. Каждая типография индивидуальна в своих потребностях, поэтому так важна поэтапная обратная связь. Для понимания, что работа движется в нужном направлении, клиенту по завершении очередного этапа внедрения необходимо проверять и тестировать сервис. Всё это требует определённого времени от нескольких ключевых сотрудников (директор, руководитель отдела продаж, технолог и т. д.).

Готовность к изменениям

Ручной расчёт и ведение заказов, в отличие от автоматизированного, проходят на других принципах. Если для ручного и основанного на нём расчёта в Excel есть определённые ограничения, связанные с количеством и сложностью вычислений, то для программных средств их практически нет. Автоматизированные расчёты могут быть точными и сложными по внутреннему содержанию, учитывающими множество параметров, но для пользователя это будет выглядеть как простое добавление операции одним кликом.

Второй момент: в результате внедрения программ автоматизированного расчёта заказов стоимость как отдельной операции, так и продукции в целом может несколько измениться.

Автоматизация требует вовлеченности сотрудников различных подразделений и единообразного подхода к ведению всех без исключения заказов, только в таком случае полная картина происходящего на всем предприятии станет чёткой и прозрачной.

Сопротивление изменениям

Внесение любых, даже самых полезных для предприятия изменений неизменно вызывает сопротивление в коллективе. Такое сопротивление существенно затрудняет проведение каких-либо преобразований и при отсутствии специальных мер по преодолению его последствий может существенно ослабить результат, а иногда и свести к нулю все усилия. Основой сопротивления являются привычки и инерция, страх перед неизвестным. Людям трудно отказаться от старых привычек и лениво учиться новому — это не свойства характера, а эволюционно обусловленная особенность в популяции. Лучше всего, когда процессом преодоления сопротивлений переменам руководит понимающий, опытный и сочувствующий сотрудникам руководитель, который находит действенные рычаги, правильные слова и время, чтобы поддержать сомневающихся сотрудников. Кстати, как показывает практика, со временем самые ярые противники внедрения автоматизации увлекаются ею и становятся адептами новой программы.

Ожидание «чуда»

Автоматизация нередко связана с рядом иллюзий относительно того результата, достижению которого она призвана служить. Часть собственников полагают, что автоматизация повысит мастерство продаж конкретного менеджера, доведёт его работу до автоматизма. Правда состоит в том, что система позволит легче управлять продажами, но не будет продавать вместо ваших менеджеров. Автоматизация — не стероид, это скорее тренажёрный зал, который предоставляет возможности для прокачивания собственной силы, но заниматься этим нужно самому, а не полагать, что за вас все сделает автоматизатор. Например, функции сервиса «Делаем дело» на сегодня достаточно широки, но не безграничны, хотя довольно вариативны. При потребности и дополнительном запросе руководителя можно автоматизировать и многие процессы предприятия.

НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Повышение стоимости продукции

Это результат того, что в процессе автоматизации расчёта заказов обязательно закладывается разумная методика расчёта стоимости заказов. Сама по себе методика позволяет увидеть, что некоторые заказы (чаще — короткие тиражи) продаются в убыток и естественным решением является повышение цены, пересмотр прайса, а иногда отказ от нерентабельных позиций.

Точность расчёта себестоимости

Это позволяет оценить результаты работы не просто по объёму, а по точной сумме прибыли, которую принёс каждый заказ. Появляются данные по индивидуальной результативности менеджера отдела продаж.

Учёт и ведение заказов

Автоматизированная система не только грамотно рассчитывает себестоимость и стоимость продукции, но и делает прозрачным весь путь заказа. Как итог на предприятии визуализируется последовательный переход заказа от одного подразделения к другому (отдел продаж — дизайнер — технолог — производство — склад). Директор, руководитель подразделения или бухгалтер могут видеть процесс продвижения заказа. Это позволяет вовремя отследить, что заказ застрял на каком-то этапе. Помогает своевременно напомнить заказчику об оплате и не упустить дебиторскую задолженность. В идеале, все заказы вовремя произведены и оплачены, что приводит к росту доходов предприятия и качества в глазах заказчиков.

Уменьшение и ускорение рутинных операций

В случае ручного ведения заказов каждая отдельная операция (расчёт стоимости, создание заказа, формирование и выписка документов, их последующий учёт, оплата и пр.) происходит при помощи разных инструментов (Excel, 1С, реестры, журналы и т. п.), что требует постоянного переключения, проверок на выявление и исправление ошибок и в итоге затрат большого количества времени. Программы автоматизации производственного процесса, имеющие интеграцию с 1С, позволяют менеджерам, бухгалтерам, сотрудникам склада за одно и то же рабочее время провести больше заказов, при этом снизив количество ошибок в данных.

Анализ работы предприятия

При оцифрованном производственном процессе вся ситуация на предприятии становится прозрачной для руководителей. Это несёт в себе пользу как для оценки ситуации в моменте, так и для последующего формирования стратегии развития компании. Такое общее видение реальной картины избавляет от иллюзий и заблуждений, а следовательно, и ошибок. Любой вид анализа показателей формируется мгновенно и объективно.

Об авторе: Денис Ходанович, создатель системы управления предприятием «Делаем дело». Имеет 15-летний опыт работы в качестве директора типографии.

* Статья написана по данным предприятий, использующих автоматизированное ПО ведения и расчёта заказов «Делаем дело».