Таблицы, графики и QuarkXPress - ВЕЩИ СОВМЕСТНЫЕ!

В отклике на статью об использовании тэгов для разметки текста один из читателей заметил: «Гораздо интереснее было бы прочитать об опыте «НОРМАЛЬНОЙ» передачи таблиц Microsoft Word в публикацию — при условии, что их несколько десятков». Опыт такой есть, и я с радостью готов им поделиться. Актуальность подтверждает часто звучащий на форумах Интернета (в т. ч. на сайте Publish) вопрос о том, как правильно делать таблицы в QuarkXPress.

О таблице вообще

Таблицы — удобный способ представления структурированной информации; заносить в них данные помогают специальные программы. На мой взгляд, сподручнее работать с таблицами в Microsoft Word. Что касается QuarkXPress, здесь не всё так просто. В 3-й и 4-й версиях есть простейшие средства табличной организации текста, например, для содержания журнала или простых таблиц, ячейки которых ограничены одной строкой. Собственно, это не таблицы, а однострочные абзацы со словами, разделёнными табуляторами. Когда же необходимо повторить в QuarkXPress таблицу, чьи ячейки содержат несколько строк, всякий раз задаёшься риторическим вопросом: «Ну почему Microsoft Word это может, а QuarkXPress до сих пор нет?»

В 5-й версии программы появился долгожданный редактор таблиц. Можно изменять ширину и высоту столбцов и строк, делать равными по ширине или высоте выбранные элементы таблицы, объединять ячейки, изменять вид рамочных линий, добавлять и удалять строки и столбцы. С любой ячейкой доступно работать как с текстовым боксом: изменять значение отступа от границ (Text Inset), определять вид выравнивания текста по вертикали (Vertical Alignment), поворачивать текст в ячейке (Text Angle) и т. д.

Несмотря на все плюсы, удобств пока недостаточно и до изящества Microsoft Word ещё далеко. Дело в разном подходе разработчиков к созданию таблиц. Для Word первичен текст в ячейке, а не ячейка сама по себе. Программа размещает таблицу на экране и позволяет, меняя стили текста и размеры ячеек, строк, столбцов, придать ей нужный вид. Очень важно и совершенно естественно, что в процессе виден весь табличный текст. Есть возможность автоподбора ширины и высоты колонок и строк.

А для QuarkXPress первичен текстовый бокс. После преобразования текста в таблицу получается много ячеек с красными крестами — указателями на то, что поместился не весь текст. Приходится кропотливо, методом проб и ошибок, изменять ширины столбцов и строк. В случаях со сложными многоярусными таблицами это длится мучительно долго. Дабы ускорить дело, стараются на экране средствами табличного редактора QuarkXPress повторить таблицу, сделанную в Word.

Если бы компания Quark чуть доработала этот редактор, чтобы он при преобразовании текста в таблицу вмещал в ячейки весь текст! Важно в начале работы видеть всю таблицу целиком, пусть она поначалу будет даже больше страницы. А потом, пожалуйста, меняйте стили, размеры ячеек, вгоняйте её в формат полосы…

Возможно, это будет в следующих версиях, но мы должны выпускать публикации сегодня, ждать некогда. Почему бы не объединить возможности QuarkXPress как программы верстки и Word как средства подготовки текста? Мы попробовали и добились успеха. Разумеется, не первыми, но раз никто об этом не писал, стоит рассказать подробно о нашем опыте. Оговоримся, речь идет о работе в Microsoft Word 97, в оформлении таблиц используется только чёрный цвет, поскольку результат переноса иных цветов непредсказуем.

О таблице как EPS-файле

Всем известна поговорка «Самый короткий путь тот, который известен». Когда нам понадобилось сделать книгу с 27-ю большими таблицами, было решено сохранить их в виде EPS-файлов, чтобы завёрстывать как обычные иллюстрации — такой опыт имелся.

Делается это так:

1. В программе Microsoft Word настраиваются размеры страницы и полей, чтобы ширина таблицы была равна ширине полосы набора публикации. Это гарантирует, что после импорта образа таблицы его не надо будет масштабировать.
2. Верстается таблица в Word и сохраняется в виде DOC-файла на случай внесения исправлений.
3. Таблица сохраняется в виде PDF-файла.
4. Из PDF-файла таблица сохраняется в Adobe Acrobat в виде EPS-файла.

Шаги 3 и 4 делаются быстро, если пользоваться «горячими» клавишами.

Очевидно, метод имеет один недостаток: когда надо внести в таблицу правку, шаги 2-4 придётся повторить.

О таблице как объекте

Но есть и другой способ переноса таблицы из Word в QuarkXPress — копирование таблицы в буфер и вставка её как объекта.

Если подготовленную по шагам 1 и 2 таблицу взять в буфер обмена, её можно в QuarkXPress вставить в иллюстрационный бокс (метод применялся при верстке книги, включающей 236 таблиц формата А4). Если необходимо внесение правки, двойной щелчок мышью в боксе с таблицей откроет окно Word. По окончании исправлений и закрытии документа они появятся в вёрстке.

На экране всё выглядело прекрасно, трудности возникли при выводе на печать и ФНА. Вот проблемы, которые, возможно, стали для кого-то камнем преткновения:

1. Исходные файлы с таблицами не должны содержать шрифтов TrueType, только PostScript. Это касается не только текста таблицы, но и колонцифр и колонтитулов, которые по умолчанию есть на каждой странице Word.
2. Вторая причина неудачи, как ни странно, сама программа Microsoft Word. Она подчёркивает красной волнистой линией слова, которые, с её точки зрения, содержат ошибки. Линия становится причиной изменения начертания букв, смены регистра и пр. при переносе таблицы в иллюстрационный бокс. Поэтому, прежде чем брать готовую таблицу в буфер, надо отключить автоматическую проверку правописания. Замену шрифта TrueType на PostScript и отключение автоматической проверки правописания удобно оформить в виде макропрограммы.
3. Если ширина таблицы больше высоты, и её приходится поворачивать на 90°, есть два варианта — поворачивать бокс или его содержимое. Верно второе. Если завёрстывать содержимое буфера в повёрнутый бокс, теряются линейки и фон заливки ячеек.
4. В повёрнутых на 90° строках или таблицах после знака процента вместо обычного пробела необходимо ставить неразрывный пробел.
5. Если таблица используется в цветной публикации, в ней нельзя делать серые заливки, т. к. они будут поделены на четыре краски.

Какой способ лучше?

Сейчас мы практикуем завёрстку таблиц как объектов. Этот способ быстр и удобен. Но бывают непонятные ситуации, когда он не срабатывает, например, если таблицы имеют очень большое число ячеек. Приходится возвращаться к сохранению таблицы как EPS-файла. Если и это не помогает (что редко), есть очевидный способ справиться с самой капризной таблицей: открыть её EPS-файл в Adobe Illustrator и преобразовать шрифты в кривые.

Надо признать, большое число таблиц, вставленных как объекты, заметно увеличивают время открытия и последующую работу Quark XPress. Но это не будет проблемой, если разбить публикацию на отдельные файлы.

О графиках

Графики, как и таблицы, — неотъемлемая часть многих научных публикаций. И программа Microsoft Excel де-факто стала стандартным средством создания графиков. Но как перенести график в вёрстку? Есть хороший способ — нарисовать его заново в Adobe Illustrator, и этот путь оправдан, когда создаётся годовой отчёт фирмы или важный буклет. Но если в журнале надо поместить 20-30 графиков, Adobe Illustrator не поможет, очень уж велики затраты времени на рисование, а эксклюзивность в ежемесячных журналах не востребована. Выход — сохранить график как объект и вставить его в вёрстку как иллюстрацию, т. е. поступить с ним как с таблицей. Если необходимо внести исправления в график, двойной щелчок по нему запустит Excel. Чтобы так работать с графиками, важно иметь в виду:

1. всех надписей на графике допустимы только шрифты PostScript.
2. Необходимо отключить автомасштабирование шрифтов (Формат области диаграммы/Шрифт/Автомасштабирование).
3. Если не удаётся перенести графики, содержащие градиентные заливки, нужно изменить цветовое оформление.

Я также делаю внешнюю рамку невидимой, а пространство графика и поле легенды — прозрачным. Поскольку эти действия, а также пункты 1 и 2 выполняются многократно, их целесообразно оформить в виде макропрограммы.

Об авторе: Михаил Иванюшин (m_ivanyushin@hotmail.com), независимый автор.

Макрос — это просто!

В статье упомянуты макропрограммы (макросы), используемые при работе с таблицами и графиками. Если читатель не искушён в программировании, это не значит, что он не сможет автоматизировать повторяющиеся процедуры.

В нашем случае — действия по подготовке таблиц и графиков в вёрстке.

Для многократного воспроизведения в Word или Excel ряда операций сделайте следующее. В меню («Сервис/Макрос/Начать запись») укажите имя программы и «горячей» клавиши. Затем выполните последовательность действий, которую надо запомнить. В случае с подготовкой графика процедуру записи надо начинать после того, как он выбран. По окончании шагов остановите запись («Сервис/Макрос/Остановить запись»).

Таблица в контейнере

Действия с таблицами и графиками как с объектами основаны на разработанном Microsoft методе обмена информацией между прикладными программами Windows — Object Linking and Embedding (OLE) — связывание и встраивание объектов. Если главные программы (контейнеры) содержат ссылки на OLE-объекты, происходит их связывание с ними. Применение технологии OLE значительно расширяет функциональность серверной (или клиентской) части программного обеспечения. Последняя версия OLE — спецификация OLE 2.0.

Метод используется нами «как есть», без попыток разобраться в спецификации и изменить процедуру обмена. Этим обусловлено, что применяется Microsoft Word 97, а не последующие версии. Для нас приемлемо ограничение, когда при работе с текстом таблиц цветные заливки недопустимы. При этом «серая» таблица переносится в программу вёрстки без потерь. Объект таблицы, свёрстанной в Microsoft Word 2002, сохраняет текст, окрашенный в цвета полиграфической триады, но серый теряется. Это неприемлемо, ведь заливка ячеек фоном — важная часть оформления.