Вводный курс по почтовым рассылкам *

За последние годы многие полиграфисты осознали целесообразность и выгоду дополнительных услуг, включая почтовые рассылки. Тенденция подробно рассматривается в экономическом/маркетинговом исследовании PIA/GATF «Expanding the Print Market Space: Printers’ Diversification into Ancillary Services» («Расширяя полиграфический рынок: типографии в сфере дополнительных услуг»).

Важно понимать требования этого рынка, равно как и отличия между печатью и почтовой рассылкой тиража. Печать — производственный процесс, заключающийся в нанесении информации на материал с послепечатной обработкой. Рассылка — своевременная доставка фрагментов информации получателям. Недостающий экземпляр для тиража не критичен, а вот пропавшие из рассылки контейнер или пачка подчас чреваты катастрофическими последствиями.

«Вступая в сегмент почтовых рассылок, типографии жаждут автоматизировать всё, что только можно, — объясняет главный почтовый гуру-долгожитель рассылочного гиганта Harte Hanks Чарли Говард. — Вместе с клиентом Harte Hanks разработает процедуру рассылки, отвечающую поставленным целям. Если нужно, мы доставим и одну-единственную бандероль».

Организация почтовых рассылок всегда была делом трудоёмким. В крупной рассылочной фирме сотрудников на порядок больше, чем в типографии. Приходится иметь дело с множеством почтовых контейнеров, пачек больших конвертов и даже (всё ещё) мешков. Процесс требует определённых знаний и навыков, но нет времени на длительное обучение, как при овладении качественной печатью и послепечатной обработкой. Часто приходится импровизировать, подстраивая производство под задачи конкретного проекта, ведь в большинстве своём рассылочные фирмы принимают самые разные заказы.

Как и в печати, рассылочные и экспедиционные услуги подразумевают множество отдельных технологических этапов — от обработки данных до перемещения паллет с корреспонденцией. В типографии этот цех (как и поток материалов) будет выглядеть иначе, чем печать или брошюрование. Хотя работа с почтовыми рассылками и подразумевает импровизацию, важно распланировать перемещение продукции в рамках техпроцесса. Для этого проанализируем этапы, характерные лишь для индустрии рассылок.

Основные операции — нанесение адресов и вкладка отправлений. Способ нанесения адресов определяется размером конверта — стандартный (letter) или большой (flat). Персонализированные почтовые рассылки и формы печатают в т. ч. на рулонных принтерах с непрерывной подачей. На узкорулонной офсетной машине наносятся цветные элементы, после чего письмо попадает на высокоскоростной лазерный принтер для нанесения (чёрным) переменных данных и адреса. Готовый рулон перемещается в брошюровальный цех или в отдел рассылок для нарезки и фальцовки. Журналы, каталоги, большие конверты становятся частью послепечатного процесса.

Объём проходящей через рассылочную компанию корреспонденции требует соответствующего парка техники для нанесения адресов и вкладки в конверты. Производительность вкладочных систем, как правило, небольшая (5-6 тыс. конвертов в час), поэтому на типовом предприятии их 5–50 штук. Для каждого вкладочного устройства нужна зона складирования материалов, 1-2 оператора и непрерывный поток контейнеров и паллет для готовой продукции. Разместить всю эту технику непросто.

Вкладочные устройства можно стыковать задними стенками или распределять материал между двумя машинами (для обработки одного тиража). На крупных производствах устанавливают конвейеры, а по обе их стороны располагают вкладочные агрегаты. Контейнеры с готовой продукцией операторы при машинах помещают на внешний конвейер, который транспортирует их на участок комплектации поддонов. Если он двухуровневый, перемещает ещё и разобранные картонные коробки для конвертов к центральному компактору (уплотнителю).

Сроки обработки почтовых заказов варьируются от 1 до 10-ти дней, в зависимости от объёмов. Материалы постоянно перемещают от одной машины к другой, поэтому обязательны чётко обозначенные участки погрузки и движения.

Экспедиционные услуги подразумевают подборку материалов (комплектацию, группировку заказов) почти исключительно вручную. Специалисты в этой области единогласно рекомендуют заранее обдумать все детали. Установите нужное количество столов, настройте техпроцесс и оборудование (например, устройства упаковки в термоусадочную плёнку), чтобы прикинуть, как пойдёт процесс и сколько понадобится людей, чтобы уложиться в срок.

Сортировка

Важные операции — сортировка и отгрузка. Рассылку необходимо готовить с учётом требований почтовой службы к данному классу отправлений. В США, помимо первого, есть ещё классы «стандартный» (бывший 3-й класс с массой тарифов и требований для типовых и крупных конвертов) и «периодика».

Готовые письма сортируют и готовят к отправке согласно почтовым требованиям. Маленькие конверты чаще всего собирают в пластиковые контейнеры (предоставляемые почтовой службой). На каждый наносится этикетка со штрих-кодом, сверху надевается специальный картонный рукав, потом контейнер оборачивается пластиковой плёнкой. Некоторые категории почты, не отвечающие минимальным требованиям, по-прежнему сортируют в мешки. Свою «почтовую» карьеру я начинал со складирования на паллеты сотен мешков и со всей ответственностью заявляю, что весёлого в этом мало. Упрощают работу этикетки для мешков и имеющиеся в продаже специальные стойки.

Крупные письма укладывают в контейнеры или собирают в пачки, а затем складируют на паллеты. Это можно делать на любом оборудовании — от вкладочной машины до ВШРА. Главное, чтобы персонал на конце конвейера или стопоукладчика отслеживал разрывы пачек.

Для этой работы нужно хорошо знать географию почтовых отправлений. Впрочем, теперь индивидуально наносимые способом струйной печати этикетки содержат массу информации, включая количество приходящихся на каждый 3- или 5-значный почтовый код пачек с индивидуальными номерами. Теперь мы подошли к важнейшему моменту.

Иногда рассылочные и экспедиционные услуги требуют расширения штата или привлечения подрядчиков. Может возникнуть необходимость во временных рабочих. Длительное обучение не подразумевается даже для постоянных сотрудников, поэтому важно задокументировать все процедуры в простой и понятной форме.

В ПО для обработки рассылок предусмотрена распечатка этикеток для контейнеров и паллет. Для начала чётко идентифицируйте рабочие зоны в рассылочном цехе (брошюрование, нанесение адресов, вкладка и пр.), чтобы даже новые сотрудники знали, где что делается. Жизненно важными станут билеты заданий с полным перечнем инструкций и идентификацией всех вкладок и партий.

Крупные заказы по рассылке разбивают на отдельные версии, которых может насчитываться десяток, а то и больше. Различия между ними могут быть в тексте на вкладке или на конверте, поскольку отправители будут проверять язык сообщений и финансовые стимулы. Схвативший не то вложение оператор рискует навлечь катастрофу.

Отправители всегда включают в списки рассылок своих людей, которые проверяют пришедшие им по почте пакеты. Отсутствующее или неправильное вложение — и телефонный звонок заказчику гарантирован.

Проверьте бирки на контейнерах и надписи на паллетах — они должны быть не только верными, но и доступными операторам и сортировщикам. На этикетках пачек с большими конвертами можно указать номер паллеты — если они тоже пронумерованы, правильно поместить бандероль будет несложно. Убедитесь, что на каждой рабочей станции достаточно контейнеров и картонных рукавов.

Для упаковки контейнеров в картонные рукава и обвязки пачек понадобятся обвязочные машины. Как правило, эти портативные устройства просто откатывают, куда требуется, но для максимальной производительности убедитесь, что все связывающие и/или обвязочные машины функционируют и готовы к работе. Неисправная обвязочная машина обязательно откажет в самом неподходящем месте.

Раньше готовую почту отправляли на грузовике в ближайшее почтовое отделение, но сейчас ситуация изменилась. Почтовая служба давно не имеет дела с грузовиками: корреспонденцию в США развозят специализированные логистические фирмы. Отправитель может рассчитывать на серьёзные скидки, если сам доставит почту как можно ближе к месту назначения.

На крупных полиграфических предприятиях типа RR Donnelley и Quebecor World свои департаменты логистики, отвечающие за оперативность и экономичность доставок. Можно договориться, чтобы они забирали письма и отправляли по мере готовности: доставка ускорится, а типография не будет загромождаться готовыми заказами.

Не забывайте, что у почтовой службы США крайне жёсткие требования к почте этих категорий. Неисправный струйный принтер или неверная этикетка на контейнере или пачке — и отправления просто не примут. Разногласия с почтовой службой редко решаются в пользу рассылочных компаний, поэтому обеспечьте тщательный контроль — финансовая ответственность весьма велика. Регулярно изымайте контрольные образцы из вкладочных устройств и модулей нанесения адресов. Не забывайте, что каждый конверт индивидуален, а его качество (и правильную очерёдность) оценит независимый получатель.

Об авторе: Дон Пионтек, редактор послепечатного направления журнала Graphic Arts Monthly.