Как далеко зашла автоматизация на вашем предприятии?

Дмитрий Большов, коммерческий директор рекламного агентства «Ирис Дизайн»:

Зашла в тупик или по-прежнему топчется на старте — зависит от точки зрения. Результатом нескольких лет поисков стало прочное убеждение, что в России нет коробочного продукта для автоматизации рынка услуг. Существующие разработки требуют долгого и почему-то всегда очень накладного процесса «инсталляции», после которого всё равно придётся ещё дольше подгонять систему напильником «под себя». Собственно, это бизнес-модель, привитая нашему рынку компанией «1С», — вам дёшево продают скелет, на который потом долго и мучительно (за ваши же деньги) наращивают мясцо. Рождённый гомункул более-менее хорошо умеет работать лишь на благо бухгалтерии и налоговой службы. Оперативно получить от него данные управленческого учёта невозможно, для освоения интерфейса необходимо сломать себе мозг и потратить несколько месяцев на учёбу.

Когда сидишь у продавцов системы за спинами и смотришь, как они управляются, выглядит всё замечательно. Но стоит она не три рубля и фактически является очень сильно расширенным и развёрнутым калькулятором. И ей не хватает одного модуля — простейшего управленческого учёта. В программе есть всё необходимое для управленческого учёта, кроме одного — системы отчётов, которая бы эти данные разворачивала в удобочитаемый вид. Например, чтобы в любой момент посмотреть, какой менеджер сколько заработал, какова прибыль по конторе, и проанализировать сводку. В большинстве контор менеджеры сидят на проценте, и необходимо с какой-то регулярностью получать сведения из системы: сколько за предыдущий период было оплачено, какая по ним прибыль — и из этой прибыли выплатить человеку проценты. Но даже этого нет.

Поэтому уже который год весь учёт ведётся в стандартных электронных таблицах, что плохо и неудобно, но зато легко адаптируется под собственные нужды без привлечения дорогостоящих и неторопливых «специалистов» по бухгалтерским системам.

В начале этого года на профильных форумах наткнулся на пару-тройку свежих предложений по учётным системам. Одна отсеялась сразу. Вторую удалось попробовать в демонстрационном режиме, но разработчики сидят слишком далеко (на Украине), и случись что — в них даже палкой потыкать не удастся.

Третье решение было наиболее близким к идеалу, разработчики, пусть и питерские, контактируют с клиентами через Skype и прочие средства быстрого реагирования. Мы даже сделали первичную инсталляцию и начали процесс адаптации (благо, пакет имеет фиксированную стоимость и не зависит от времени адаптации). Что приятно — разработчики вносят изменения в основной модуль программы. То есть реализованные рацпредложения одного клиента доступны для остальных. К сожалению, у программы выявились некоторые врождённые дефекты, которые пока преодолеть не удалось, и уже пару месяцев мы ее не касались.

Нам нужна система, содержащая в первую очередь управленческий учёт, во вторую — CRM-функционал для фиксации пусть даже в упрощённом виде контактов с клиентами, в третьих — упрощённую программу управления проектами, что для нас решило бы проблему визуализации сроков выполнения этапов каждого заказа. Хочется чего-то нормального и сразу. А там, где это есть, просят безумных денег, и всё равно потом систему нужно обрабатывать напильником.

Олег Лобанов, генеральный директор типографии «МС Принт»:

В прямом смысле автоматизации у нас нет. Бухгалтерия работает в «1С». Все заказы считаем даже не в MS Excel, а вручную. Мы специализируемся на оперативной полиграфии, диапазон сложных заказов очень велик. Например, некхенгеры (рекламная конструкция на пружинном держателе, надеваемая на горлышко бутылки), воблеры (рекламный элемент на гибкой ножке, на которой прикрепляется к POS-терминалу или торговой стойке), хардпостеры (жёсткий плакат на ножке, устанавливаемый на прилавке или на полу, в зависимости от размера) или что-то ещё. И их автоматизировать невозможно.

Когда видов продукции очень много, и они не так просты в изготовлении, как визитки, листовки, брошюры, то проще считать стоимость их изготовления вручную. Иначе больше времени уйдёт просто на поиск алгоритмов, которые смогут описать логику производства. Мы пробовали автоматизировать эти процессы, но потом сознательно остановились на ручном расчёте. Кроме того, это позволяет учесть взаимоотношения с клиентом. Клиентскую базу ведём в программе собственной разработки на FileMaker. Думаем о переходе на «1С:Полиграфия», но не знаю пока, на модификацию какой компании. Мы вели переговоры и в прошлом году, и в позапрошлом. Но нормально разработанной системы нет, нужно постоянно что-то дорабатывать, доделывать. Да и сама логика «1С» мне не очень близка. Она приносит неправильные с моей точки зрения цепочки в процесс: CRM пляшет не от клиента, а от документов — счетов. Программа хороша для продаж, а не для услуг, она не позволяет учесть нюансы работы с клиентами. Но и лучше её пока ничего нет.

Евгений Максименко, главный технолог

«Подольской фабрики офсетной печати»: У нас как раз идёт внедрение системы управления полиграфическим производством «Адъютант». С её помощью автоматизируем весь процесс — от приёма заказов до отгрузки со склада. Работаем уже 3 месяца и планируем потратить на это ещё полгода. Система не очень сложная, но наши потребности покрывает. А пока считаем заказы в MS Excel.

Александр Глушков, генеральный директор типографии Zetaprint:

Если оценивать уровень автоматизации по десятибалльной шкале, то мы можем получить «пятёрку». У нас при помощи Apler Quick Print автоматизированы калькуляция и оформление заказов, клиентская база, движение денег. Сейчас хочется большего: чтобы был виден план производства, остатки бумаги. И всё это необходимо, так как типография растёт — за год вдвое увеличился парк оборудования, если считать в деньгах. Серьёзно расширили послепечатку: листоподборочная линия, резальная машина, высекальный пресс, тигельный пресс, ламинатор. Хотели взять ещё и КБС, но под неё нет места в цехе, а арендовать дополнительное помещение не очень хочется.

Ведя учёт на листочках, можно какой-то объём работы переварить, но если грузить оборудование по полной, под завязку, и так, чтобы работа шла без сбоев, нужно чёткое планирование. Иначе можно подвести клиентов, а их на всю жизнь не хватит: одного-другого подвёл — и репутация пострадала, и придётся уходить в низший ценовой сегмент.

Поэтому следующим шагом будет внедрение более сложной программы автоматизации — A-system, и только после этого — переход во второй формат. Если просто купить полуформатную машину и не внедрять соответствующую АСУ, то я просто захлебнусь: будет невозможно качественно управлять процессом. Без программы мы не сможем поддержать высокую производительность. Мы выжимаем из нашего оборудования почти всё, печатная машина работает круглосуточно и даёт хорошую выработку. Это главный залог успеха. Если производительность высокая, играть ценой можно; если низкая — исключительно в ущерб прибыли.

Ещё одна важная часть автоматизации, которую планируем внедрить, — калькулятор на сайте, что просто фантастически удобно. Объём работы менеджеров уменьшится процентов на 50! Такой метод не уничтожает индивидуального подхода к клиентам. У типографии постоянная клиентская база, а новичков, условно, один в день. Я предупреждаю клиента, что у него, например, есть скидки: на один вид продукции 5% от цены калькулятора, на другой — 25%.

Илья Радионовский, компания ExpertPrintService:

Наша автоматизация настроена исключительно на расчёт заказов и маркетинг. Иными словами, она служит продажам, а не производству. С планированием не всё отлично: слишком уж далёк план от факта. Любая система стремится к универсализации процесса. Если же типография работает с уникальными заказами, эксклюзивной продукцией, то всей автоматизации — кранты. Направление, в котором нужно развиваться, — исключение человеческого фактора в работе отдела продаж и технологов. На следующий год планируем этим заняться.

Роман Ронзин, директор по маркетингу управляющей компании «Экспертфото»:

«Экспертфото» — крупнейшая в Восточной Европе фабрика фотопечати, выполняющая десятки тысяч заказов в месяц. Они поступают с 50-ти собственных, 350 партнёрских розничных точек и через интернет.

В 2005—2006 гг., когда компания, проведя исследование мирового рынка цифровой фотопечати, в качестве приоритета выбрала цифровую фотополиграфию и закупила соответствующее оборудование, остро встала проблема эффективной автоматизированной системы приёма и обработки заказов.

В открытой продаже не было необходимого для подготовки макетов и учёта заказов ПО, ведь в отличие от обычных типографий, количество клиентов которых редко превышает несколько сотен в месяц, нам надо было обрабатывать десятки и сотни тысяч индивидуальных заказов. В каждом случае необходимо не только принять файлы для печати и коды операций (в нашем ассортименте более 100 номенклатурных позиций), цены (они отличаются в разных точках) и количества позиций, но и данные по конкретной точке (более 400) или пункту выдачи, адрес клиента для курьерской доставки и т. д. А ещё —в автоматическом режиме управлять складскими запасами (наличие материалов, перемещение с основного склада в производственную зону), выстраивать логистические маршруты (заказы ежедневно доставляются в более чем 400 точек выдачи, в распределительные центры транспортных компаний для доставки вне Московской области + курьерская доставка). Полученные от клиентов файлы надо подготовить к печати, т. е. перевести в форматы, используемые оборудованием, адаптировать для различных продуктов, распределить по разным участкам производства, сформировать батчи.

Все эти процессы у нас теперь автоматизированы, хотя это потребовало значительных усилий и затрат. Из-за отсутствия готовых решений нам пришлось создать две команды по разработке программных продуктов. Одна занимается автоматизацией производства и приёма заказов в оффлайне. Вторая разрабатывает программные продукты для работы в интернет-пространстве.

Завершённая система включает в себя автоматизированный комплекс приёма заказов от потребителей (в т. ч. собственное ПО для подготовки макетов фотокниг, календарей и других полиграфических материалов онлайн, собственный дата-центр для хранения данных, автоматизированный call-центр, работающий с телефонными обращениями и электронными запросами через интернет и социальные сети), систему управления производством и сложную систему логистики и контроля.

Уникальность системы в том, что наши технологические разработки позволяют производить от 10 000 тиражей в день с количеством экземпляров от 1 шт. (в среднем — 1,4 шт.). Она имеет развитый партнёрский интерфейс и позволяет владельцам розничных точек и сайтов легко установить наши API и получить готовый сервис по приёму, производству и доставке сувенирной и полиграфической продукции.