Печать на аутсорсинге: порядок плюс экономия

Исторически сложившийся «зоопарк» растёт, его становится всё труднее обслуживать. А ещё сложнее подсчитать, во сколько обходится компании печать документов. Видна лишь верхушка айсберга — счета за бумагу и расходные материалы. «Под водой» остаётся, например, то, что, по оценке IDC, около половины звонков в службу поддержки связаны с устройствами печати. По данным аналитиков Quocirca до 10% времени ИТ-отдела тратится на решение вопросов с поломками, замятием бумаги, заменой картриджей, настройкой устройств и т. д. В результате стоимость принтера как такового составляет лишь 5% от общих затрат на него за все время эксплуатации, ещё 45% — операционные расходы, а 50% — поддержка. Так что в целом затраты на печать, по данным Gartner, порой достигают 3% от выручки (в Hewlett-Packard насчитали аж 6%, но производитель — сторона заинтересованная).

Переход на безбумажный документооборот ситуации пока не изменил — отчасти потому, что он нередко лишь декларируемый, отчасти потому, что у многих сильна привычка читать с листа, а не с экрана. К тому же многие типы документов в обозримом будущем необходимо иметь в бумажном виде.

В нынешних сложных условиях компании пытаются изменить положение, но, зачастую, наполовину принятое лекарство — хуже болезни. Так, самая часто предпринимаемая (и относительно простая) мера — установка вместо персональных устройств на рабочих местах высокопроизводительных сетевых принтеров в специализированных помещениях — «принт-румах». Цена отпечатка падает, но самих отпечатков становится больше — контроля над расходом бумаги конкретным сотрудником при этом обычно нет, а многим проще послать на принтер задание ещё раз, нежели сходить и проверить, не было оно уже напечатано. В результате, по оценкам аналитиков, невостребованными остаются до 20% отпечатков. Последнее порождает и проблемы с безопасностью — ознакомиться с бесхозным документом может каждый. И, как свидетельствует статистика, возможностью этой не пренебрегают. Например, по данным аналитиков InfoWatch, в 2013 г. в России утечка персональных данных в 42% случаев происходила на бумажных носителях.

Сделать больше своими силами многим компаниям затруднительно — ведь это потребовало бы существенного увеличения численности ИТ-отдела. Поэтому многие желающие разобраться со своими затратами на печать прибегают к помощи провайдеров услуг управления печатью (MPS, Managing Printing Services). Это, вдобавок, соответствует модной тенденции «отдайте на аутсорсинг все свои процессы, кроме критически важных».

Что такое MPS?

Managing Print Services — это передача в руки специализированной внешней компании всех забот, связанных с печатью, сканированием, копированием, передачей и приёмкой факсов (в случае использования МФУ).

MPS-проект начинается с аудита парка используемой техники и ПО, далее выполняют оптимизацию этого парка и связанных бизнес-процессов, перевод заказчика на частичный или полный аутсорсинг печати. В последнем случае устройства и ПО передаются на баланс аутсорсера. При необходимости в его штат переходят сотрудники заказчика, специализирующиеся на обслуживании упомянутой техники.

Зачастую контракты заключаются на то, что в IDC называют BPS (Basic Print Services). Этот вид обслуживания тоже подразумевает долгосрочное партнёрство, включающее, например, полное техническое обслуживание, но без корректировки бизнес-процессов заказчика.

Экономия в случае перехода на MPS складывается из нескольких составляющих.

Во-первых, это рационализация работы парка устройств, внедрение средств учёта того, сколько напечатал тот или иной сотрудник, «выдача» доступа к средствам цветной печати только тем, кому это действительно нужно по работе, упреждающего мониторинга технического состояния устройств и т. д. В принципе, всё это может делать и собственная ИТ-служба.

Во-вторых, есть выигрыш за счёт масштаба. Держать штат квалифицированных специалистов и склад расходных материалов и запчастей для обслуживания десяти принтеров — накладно, для сотен (установленных у десятка клиентов и в пересчёте на одно устройство) — гораздо дешевле. Аналогично и с закупками расходных материалов, особенно с учётом того, что ведущие аутсорсеры в сфере MPS — сами производители.

Ещё одно декларируемое преимущество MPS-контрактов — перевод переменных затрат на печать в постоянные. Однако надо понимать, что такая постоянная оплата должна быть достаточно велика, чтобы гарантированно окупать затраты аутсорсера. В случае же контрактов, предусматривающих некую оплату за заранее оговоренное количество напечатанных копий и доплаты за превышение этого лимита, этого преимущества и вовсе нет.

История, география и размер имеют значение

Мировой рынок MPS растёт довольно быстро — на 10% в год. В 2013 г. он, как считают в IDC, достиг достиг 18,9 млрд долл., а в 2018 г. составит 30% общего дохода от продаж решений офисной печати. В период до 2019 г. ежегодно общее количество распечатываемых страниц в мире будет снижаться приблизительно на 7%, а количество «управляемых» страниц — расти приблизительно на 2%. Как утверждают в IDC, 83% клиентов, внедривших MPS, довольны результатами соответствующих проектов, экономия составляет до 35%.

Лидеры рынка MPS по общей оценке аналитиков — HP, Xerox, Canon, Lexmark, Ricoh, их догоняют Konica Minolta и Kyocera. Это неудивительно — именно производители во многом являются драйверами рынка MPS.

За и против

Важнейший драйвер рынка MPS — производители принтеров и МФУ. Заработать на сколько-нибудь массовых продажах устройств они уже и не надеются, попытка получить доход на расходных материалах пресекается производителями совместимой «расходки» и средств для перезаправки картриджей.

Для того, чтобы этот рынок рос, производители готовы вложиться в его развитие, в создание комфортных условий для заказчиков (например, их специализированное ПО работает и с продуктами других производителей). Привлекает и перспектива перевода на аутсорсинг самых «интересных» с финансовой точки зрения категорий заказчиков.

Многое, безусловно, зависит от усилий государства. Как прямых (законодательство должно позволять заключать аутсорсинговые контракты), так и косвенных — улучшение бизнес-среды способствует росту доверия субъектов рынка друг к другу, без чего длительные отношения просто невозможны. Что касается тормозящих факторов, то один из главнейших, если судить по комментариям аналитиков и представителей MPS-аутсорсеров, — человеческий. Свои возражения относительно передачи средств печати в чужие руки есть на всех этажах корпоративной иерархии.

Топ-менеджмент недооценивает затраты на печать и с подозрением относится к предложению допустить к своим бизнес-процессам посторонние организации.

Бухгалтерия тоже противится нововведениям, поскольку, как уже говорилось, далеко не все контракты заключаются на условиях «один раз заплатил — месяц печатай без ограничений». Часто они имеют постоянную и переменную составляющие, что усложняет отчётность. Неизбежная полная или частичная модернизация парка техники при переходе на MPS-контракт также порождает проблемы со списанием оборудования.

О службах безопасности уже упоминалось. Их, как и высшее руководство, не радует допуск посторонних к бизнес-процессам, но можно заинтересовать, обещая внедрить централизованные меры по разграничению доступа к отпечатанным документам.

В ИТ-подразделениях опасаются сокращений кадров и бюджетов. Меньше людей и денег — меньше влияния на процессы в компании.

«Простые пользователи» не рады тому, что у них отберут персональные устройства, какой-никакой, а символ статуса. А их руководителей расстраивает, что сотрудники будут слишком часто покидать рабочие места, отправляясь за очередной распечаткой.

Приведённые возражения типичны для любой компании в любой стране мира. Часть из них может быть опровергнута тщательной проработкой юридической, экономической и технологической сторон контракта. Часть — в приказном порядке.

Если говорить о специфике России в данном вопросе, то она состоит в весьма широком применении неоригинальных расходных материалов. Для большинства потенциальных клиентов, по признанию игроков рынка, выгода от применения совместимых картриджей и чернил больше, чем от аутсорсинга.

Об авторе: Дмитрий Гапотченко (gdi@osp.ru) — заместитель главного редактора журнала «Computerworld Россия».